1.合乎法规——不与法律法规、学院规章制度相抵触；
2.实事求是——不浮夸，不回避，立足实际；（总结、调研报告等
3.主题突出——一事一文，突出主题；（请示、策划）
4.条理清晰——层次感强，大略明了；（关照等）用语得体——表述准确，不生歧义，避免口语化和错别字。
二、公函写作的格式
（一）公函用纸：统一采取A4型纸，其幅面为210mm×297mm，A4纸为左边距2.8厘米，右边距2.6厘米。双面印刷，左侧装订，钉距适当（一样平常为上四分之一处、下四分之一处）、无坏钉、无漏钉、无重钉，整洁稳定。
（二）行文格式紧张哀求：
1.标题：字体一样平常宋体、黑体，字号要大于正文的字号，一样平常用2号宋体字（加粗），可分一行或多行居中排布。标题一样平常占正文宽度3／5为宜.标题字数过少，可把字距适当加大；如字数较多，超过正文宽度4／5以上就应根据标题语句分两行或多行排列。
2.分行不破词，即不要把一个词或一个数字割裂分排在两行内
现在有几种格式参照：
（1）直线式：15字以内
例如：XX学院第二届大学生艺术展演方案
（2）短长式：15－28字
例如：XX学院经济与工商管理系
20XX届毕业平生安文明离校事情方案
（3）是非式：29－33字
例如：共青团XX学院经济与工商管理系委员会
关于免去XXX职务的报告
（4）纺锤式：34－45字，也称“橄榄型”、“梭子式”。
例如：XX学院经济与工商管理系学生会
关于召开XX学院经济与工商管理系
第一次学生代表大会的请示
3.正文：标题下空一行开始，字体一样平常用仿宋体，字号一样平常为3号文中如有小标题可用3号宋体字（加粗）或黑体字。
4.构造层次：正文中的如有多个层次，则第一层应标为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。但对四个层次的标题字体没有差异，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。
5.表格：正文中如有表格，须要将其从中抽出作为公函的附件单独表述。正文中穿插表格，每每隔断公函前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公函中也常穿插一些小表格。
6.附件：公函如有附件，在正文下空l行左空2字用4号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
7.题名：即发文机关或单位称，字体、字号同正文同等，题名应居左对齐。
8.日期：即成文韶光，可点击“插入→日期和韶光”，然后在“措辞（国家／地区）”中选择“中文（中国）”，然后在左侧就可以看到所需日期了。
9.印章：加盖印章应上距正文1行之内，也便是不到1行的空缺，端正居中下压成文韶光，印章用赤色。当印章下弧无笔墨时，采取下套办法，即仅以下弧压在成文韶光上；当印章下弧有笔墨时，采取中套办法，即印章中央线压在成文韶光上。当公函排版后所剩空缺处不能容下印章位置时，应采纳调度行距、字的方法加以办理，务使印章与正文同处一壁。（联合行文印章从略）如果发文单位名称过长，利用Word里的“双行合一”命令制作公函题名，点击“格式→中文版式→双行合一”，涌现“双行合一”对话框，点击就可。
10.层次标号回车后与笔墨间隔过大，可用快捷办法Ctrl＋Z，
然后再输入下一数字。
11.行距：行距一律为1.25倍行距
三、把稳的问题
1.公函中第一次涌现人名、地名、组织机构名均应全称，利用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次利用时解释“以下简称为××××”，再次利用时用简称。
2.标点符号利用禁绝确，分外符号用法禁绝确。有将间隔号“•”写为点号“.”的，如“6•23大水”写为“6.23大水”。还有的连接号利用不规范，如“2008年3月26－28日”或“2008年3月26～28日”，利用连接号，应占一字的位置，并高下居中，应为“2008年3月26—28日”。
（1）日期纵向与正文的间隔过大，间隔应依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空缺。
（2）标题中误用。公函的标题中一样平常不该用标点符号，但是书名号、引号可以用。
（3）逗号“一逗到底”。只要一句话说完了，不管句子是非，就要用句号断开。
（4）顿号的误用。一是顿号、逗号、分号、句号混用。在完全的句子里，顿号是句子内部并列词语之间的停顿；逗号是单句内部身分与身分之间或复句内部各分句之间的停顿；分号是复句内部并列分句之间的停顿；句号是陈述句末端用的点号。这4个点号在句子中是循规蹈矩的，普通地说，句号管分号、逗号、顿号；分号管逗号、顿号；逗号管顿号。公函问题常日出在：⑴混用顿号和逗号；⑵混用逗号和分号；⑶分号内部用句号。
（5）滥用书名号：书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名，不能用于证件名、会议名、奖状名、活动名、建筑名、品牌名等。
（6）错别字。
四、公函种类
上行文：下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如：报告、请示。
下行文：上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定指示、批复等
平行文：同级机关或者互不从属机关之间的行文。
五、常见的公函写作
（一）事情操持：事情操持的格式一样平常包括标题、正文和题名三部分。
1.标题，一样平常用完全式标题。包含单位（部门）名称、时限、内容和文种。如《经济与工商管理系学生会秘书处20XX—20XX学年度事情操持》。
2.正文。一样平常包括序言、主体和结尾3个部分。
（1）序言：紧张是对基本情形的剖析，或对操持的概括解释，依据什么方针、政策及上级的什么指示精神，完成任务的主客不雅观条件怎么样，订定这个操持要达到什么的，完成操持指标有什么意义。
（2）主体：事情操持的四大要素：事情内容、事情方法、事情分工、事情进度。
（3）结尾：可以展望操持实现的情景给人以鼓舞，也可以提出总的希望或者号召。
3.题名：操持的单位或部门，应与标题中同等，韶光为成文韶光。
不论哪种操持，写作中都必须把稳节制以下五条原则：
第一、对上卖力的原则。要武断贯彻实行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。
第二、切实可行的原则。要从实际情形出发定目标、界说务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。纵然是做方案和设想，也应该担保可行，能基本做到，其目标要明确，其方法要可行，其哀求也是可以达到的。
第三、群策群力的原则。要深入调查研究，广泛听取群众见地、博采众长，反对主不雅观主义。
第四、突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。
第五、防患未然的原则。要预先想到实施中可能发行的偏差，可能涌现的故障，有必要的戒备方法或补充办法。
六、事情总结
一样平常而言，事情总结分为三部分：标题、正文、日期。
标题。常日采取两种写法，一种是发文单位名称＋韶光＋文种，如《经济与工商管理系分团委学生会20XX年度事情总结》；另一种是采撤消息标题的形式，如《总结过去、立足当前，努力首创我系团学事情新局势——经济与工商管理系分团委学生会20XX年度事情总结》
2.正文。一样平常可分为四个部分：情形概述；成绩和缺陷；履历和教训；今后努力方向。
（1）情形概述。事情总结必须有情形的概述，这部分内容是事情总结的开头，应以简明扼要的笔墨交代总结的缘由，或对总结的内容、范围、目的作限定，对所做的事情或过程作扼要的概述、评估。它的紧张浸染便于把下面的内容引出来，以是这部分笔墨篇幅不宜过长，只作概括解释，不展开剖析、评议。
（2）成绩和缺陷。这一部分是总结的紧张部分，也便是一篇事情总结的中央，以是一定要写好。总结的目的便是要肯定成绩，找有缺陷。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是若何取得的；缺陷有多少，表现在哪些方面，是什么性子的，若何产生的，都应讲清楚。
（3）履历和教训。这部分也是总结的紧张部分，也要努力写好。由于思想不对头，方法不得当，或由于一些其他缘故原由犯了缺点，造成丢失而得出的反面履历有哪些；实践中感想熏染到应该办理而暂时没有办理或没有办法办理的问题又有哪些，往后事情中如何去做。
（4）今后努力方向。根据今后的事情任务和哀求，吸取前一期间事情的履历和教训，明确努力方向，提出改进方法等。这部分只需写很短的一段话，写得长了，反而冲淡了主题。
3.日期。总结正文写完往后，该当在正文的右下方，写上总结单位的名称和总结的年月日
摘自"大众年夜众号企奇迹单位前沿政策
七、请示
请示一样平常由标题、主送单位、正文和题名四部分构成，有的请示还有附件。
（1）标题。一样平常要把请示的问题在标题中写明，有两种构成形式：一种是由发文机关＋事由＋文种（请示），如：“××××关于规复×××同道党籍的请示”；另一种是事由＋文种构成，如《关于开展春节拥军优属事情的请示》。
（2）主送单位。即所请示的办理文件的上级单位，写在标题下方第一行（顶格写）。主送单位的名称要写全称或规范性的简称。
（3）正文。一样平常由开头、主体和结语三部分组成。开头，写请示的缘故原由；主体，写请示的事变，有的还要写明处理的详细方法和见地；结语，一样平常另起一行写上“以上请示，是否妥当，请指挥。”、“以上妥否，请批复。”等语句。
（4）题名。在正文右下方，应写明请示单位的全称和日期，并加盖印章。
2.附件：如上。
3.写请示的哀求以及应把稳的问题：
（1）要一文一事。
（2）不能多头请示。
（3）一样平常不能越级请示。
（4）请示必须在事情发生提高行，忌先斩后奏。
（5）但不加“尊敬的”等字眼。
八、报告
报告的写作基本同请示，这里紧张讲讲报告与请示的差异。
（1）目的不同。请示是要求上级机关批准赞许开展某项事情，帮助办理事情中实际问题和困难；报告是向上级机关申报请示事情，反响情形等。
（2）构造形式不同。请示紧张是请示的起因、请示的事变、和要求批准；报告着重申报请示事情反响情形、提出见地和事情按排，不涉及请示的问题和内容。
（3）韶光不同。请示必须事前行文，报告一样平常在事后或事中行文。
（4）处理结果不同。对下级的请示事变，上级机关必须答复，作为报告，上级一样平常可不予答复。
（5）结束用语不同。请示的结尾一样平常用“妥否，请指挥”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明须要上级机关回答的急迫哀求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一样平常不写须要上级必须予以答复的词语。
九、申请书
申请书一样平常紧张是用于没有从属关系的两个单位或部门之间，一方要求另一方帮忙某项事情或批准某些东西的。比如：申请篮球场（体育部）、申请桌椅（总务处）等。
申请书一样平常包括4部分：标题、称谓、正文和题名日期。
1.标题一样平常为“申请书”，2号黑体或宋体（加粗）居中。
2.称谓一样平常为主送单位或部门，用全称或规范性简称。如学院团委、新食堂、总务处等，切忌加“尊敬的”等字样。这点不同于一样平常的申请书（入党申请书等）。
3.正文中应表明申请的缘由、物品、韶光等，如果是需归还的物品还应写明归还韶光，必要时还要写上经手人的姓名和联系电话等。
4.题名和日期。请参考前面的内容。
十、策划
1.策划（方案）名称一样平常为：单位（部门）＋活动名称＋策划（活动方案）
2.活动背景
3.活动目的（意义）
4.活动主题
5.组织机构
6.活动韶光、地点
7.活动工具
8.活动内容
9.事情安排
10.经费预算：活动的各项用度在根据实际情形进行详细、周密的打算后，用清晰明了的形式列出。
11.活动哀求、把稳问题。
十一、会议记录
会议记录一样平常由会议名称、会议基本情形、会议内容、会议结尾四部分组成：
（1）会议的名称：一样平常写法是单位名称、会议事由（含届、次）加上记录组成。如“经济与工商管理系第一次学生代表大会筹委会全体会议记录”。
（2）会议基本情形，应包括以下内容：
韶光及地点；
主持人——写明主持人的姓名、职务；
记录人——写上记录者的姓名，必要时注明真实其职务，以示对所作记录的内容卖力；出席人——按规定必须参加会议的职员；
缺席人及缘故原由——没有按规定参加会议的职员，及其缺席缘故原由；
列席职员——不是会议成员，因事情须要而参加会议的人；
上述内容，要在会议召开之前写好，不可遗漏。
（3）会议内容：紧张写会议议程、谈论过程、发言内容、会颠末议定议等，这是会议记录的紧张部分。
记录方法有两种：①择要记录：记会上讲了什么事，谈论了什么问题，通过了什么决议。②详细记录：把会议情形、内容详细记录下来。
把每人的发言尽可能原话记录。如果会议谈论的问题比较繁芜，在谈论中又有不同见地，发生辩论，更应努力做到有言必录。
（4）结尾：会议记录没有固定的格式。
一样平常要另起一行，空两格写“散会”字样。在会议记录的右下方，由会议主持人和记录人署名，以示卖力。
紧张有以下三点：
（1）做好准备。事先要理解会议的议程，以便于在记录过程中把稳各有关方面的关系，将一些事宜有机地联系起来，加快记录的速率；记准、记全。
（2）记录方法。会议记录既可采取符号速记，也可采取笔墨记录。主要会议、主要领导人讲话可速记。一样平常会议，可利用笔墨择要记录的方法。
（3）把稳整理。常日情形下，现场记录是原始记录，一样平常须要整理。整理的哀求是，在原始记录的根本上弥补遗漏、纠正缺点、核实决议，纠正语法缺点，合理划定段落。
十二、讲话稿：
讲话稿一样平常由标题、称谓和正文三部分组成。
1.标题有两种形式：一种是根据会议或活动名称确定标题，格式为“在＋活动名称＋上的讲话”，这种写法标题后面只需注明讲话韶光；另一种是正副标题形式，正标题用一两句话概括讲话内容，点明讲话主旨，副标题同第一种形式。副标题由“——”勾引。正副标题均居中。
标题下方每每用五号正楷字体注明讲话人以及讲话韶光，韶光用圆括号括起来。也有两种办法：一是讲话人在上，韶光不才，讲话人姓名前往往加职务。此种办法，在我们日常事情中比较常见，但不正规。二是正规办法：韶光在上，讲话人不才。此种办法讲话人姓名前往往不加职务。
2.称谓。把稳工具，相符实际。讲话人身份不同，称谓也不同。如：“同道们”、“亲爱的老师、同学们”等。有时为了表示对会议主持人、高朋等特定人士的尊敬，可在泛称前加上特称。如“尊敬的严霜布告”等。称谓在标题下空一行顶格写起。
3.正文。正文一样平常包括三部分：一是开头：一样平常是对会议或活动表示祝贺，然后是对有关工具表示慰问或感谢之类的。二是主体：可以对会议或活动作简要先容或解释，对会议或活动提出希望、哀求等，详细内容须要根据会议主旨和讲话目的来决定。三是结尾：可以概括性地回顾过去、展望未来、肯定成绩、指出方向，也可以贯彻会议精神提出希望、哀求，末了多采取鼓舞号召结束全文。
摘自公众号企奇迹单位前沿政策
