【作者简介】：
姚赣南，公民日报外洋版原培训部主任、硕士论文答辩委员、新闻培训授课老师，毕业于中国社会科学院研究生院新闻系，新闻专著有《全媒体时期宣扬干部新闻采编实务手册》《采编实用技巧88讲》《新闻采写70问》等。
【本文提要】：
写公函看似大略，实际上并不大略。要想写出一篇篇合格的公函，须要理解公函的一些基本观点，节制公函的措辞特点，规避写作中随意马虎涌现的缺点，学习并利用好AI软件。本文对上述内容进行了充分阐述，可供公函写作者一阅。
在单位里从事写作的人，必须既会写新闻，又会写公函。公函是各单位在管理事情中按照确定程序和特定体式形成的具有相应效力的笔墨材料，有一定的写作技巧。努力节制这些技巧，就能成为公函写作高手。
公函的基本观点
行政公函包含两大类：一是行政机关通用公函，如决定、公告、关照、议案、报告、请示、批复、见地、函、会议纪要等。二是行政机关专用公函，如通缉令、笔录等。
写公函前，先要明确目的和主题，确定公函是要传达信息、请示问题、申报请示事情还是下达指令等。根据公函的目的和主题，确定公函的内容和构造。公函写作必须遵守规范格式，包括标题、文号、主送机关、正文、题名等，确保公函的格式精确、规范。
在写作中，措辞利用要准确、简洁、明了，避免利用模糊、含混的措辞，确保公函的内容能够被准确理解。同时，要只管即便利用简洁的措辞，避免冗长、繁芜的句子和段落。逻辑应该清晰严密，确保公函的内容有条理、有说服力。
弄清楚公函的走向十分主要。上行文是下级向上级的；下行文是上级向下级的；平行文是不相从属机关（包括同级机关）投递的， 如地方与部队间、各部委间、学校与企业间；泛行文是文件有广泛性，如公告。
写公函时，应该考虑行文的必要，看重效用。部门的内设机构，除办公厅（室）外，不得对外正式行文。联合行文各机关必须是同级。主送单位是对公函卖力主理、答复的部门，一个文件一样平常只有一个主送。抄送只是理解与合营实行，不抄送下级。请示事变不可利用报告，请示是办件，报告是阅件，同级之间不用请示。
在公函写作中随意马虎涌现的十大问题是：1、行文方向不明确。2、报告与请示不分。3、请示与见地不分。4、命令、决定、通报吃不准用哪一个。5、行文套话太多。6、行文党政不分。7、内部机构对生手文。8、一文数事。9、同级之间用“请示”。10、口头措辞太多。
公函的措辞特点
公函的措辞特点为明确性、客不雅观性、模式性、持重性。哀求写得明明白白、一览无余，不能暗昧不清，要真实、不歪曲，不虚构。
在写作中，措辞利用常有一定的模式，如常用这些词句：收悉、原则赞许、遵照实行、请予审批、特此关照、妥否，请指挥、“为......特作如下关照”“现转发你们，望......”“以上报告，如有不当请示正”“以上报告，如无欠妥请批转......”，等等。
写作中要努力戒除口语，如与有关方面一起应写成会同，不负责对待应写成忽略，到时候应写成届时，打算在应写成拟于，收到并理解了应写成收悉，等等。
公函中有时会用一些模糊措辞。应该明确指出，模糊措辞与措辞表达模糊不清是两个观点。公函中的模糊措辞的表达事变应是精确的、清楚的。
常用的模糊措辞有：表示韶光：最近、近日、近期、比来、目前、当前、从前、过去、一度、一贯、许久、一个期间以来......
表示范围：一些、有些、总的、部分、一部分、广泛、几个、干系、适当、不少......
表示程度：略、很、极其、一定、无法计算、程度不同、原则上、基本上......
表示频率：几次再三、多次、屡屡、每每、常常、再三告诫、持续赓续......
表示语气：大约、可能、大概、估计......
如何用好公函写作软件
如何用AI助力写好公函？应该选择得当的软件，目前市场上有许多公函写作软件，如WPS Office、Microsoft Office、公函高手、讯飞公函写作、今日文库等。可以根据自己的需求和利用习气选择一款适宜的软件，熟习软件功能。理解并学习利用其模板库、素材库和格式调度方法。
一样平常公函写作软件具有以下功能：
模板库：供应各种公函类型的模板，如关照、报告、请示等。用户可以根据须要选择相应的模板，快速开始写作。
素材库：包含丰富的公函素材，如常用语句、词汇、案例等。在写作过程中，可以随时调用素材库中的内容，提高写作效率。
格式调度：自动调度公函的格式，包括字体、字号、行距、段落间距等。
校正功能：检讨公函的语法、拼写缺点，提高公函的质量。
在写作公函时，可以充分利用软件供应的模板和素材。首先，根据公函类型选择得当的模板，然后根据实际情形进行修正和完善。在写作过程中，可以从素材库中查找干系的语句和词汇，丰富公函的内容。例如，在写关照时，可以从模板库中选择关照模板，然后根据关照的详细内容，从素材库中查找得当的开头语和结束语。
在写作时要结合本单位的情形输入关键提要的短句，输入精确的、有本色内容的关键词和提要短句十分主要，它可以使天生的公函较符合哀求。
用AI天生的公函必须根据实际情形进行补充修正，让领导审核后再发布。
