1、发笔墨号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，
用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即１不编为０１），在阿拉伯数字后加“号”字。
2、主送机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，末了一个机关名称后标全角冒号。
3、附件解释。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，利用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：１.XXXXXXX）；附件名称后不加标点符号。
4、文机关署名、成文日期和印章。
（１）加盖印章的公函。
成文日期一样平常右空四字编排，印章用赤色，不得涌现空缺印章。
单一机关行文时，一样平常在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。
联合行文时，一样平常将各发文机关署名按照发文机关顺序整洁排列在相应位置。
（２）不加盖印章的公函。
单一机关行文时，在正文（或附件解释）下空一行右空两字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文日期长于发文机关署名，应该使成文日期右空两字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应该先编排主理机关署名，别的发文机关署名依次向下编排。
二、行文方向根据行文关系和有关规定，行文可分为上行、下行和平行三个方向。
上行文——指下级机关向所属上级机关呈送的公函，紧张有报告、请示等。
平行文——指向同级机关和不相从属的机关送交的公函，紧张有函等。
下行文——指上级机关向下级机关发送的公函，紧张有命令（令）、决定、通报、关照、批复、见地等。
三、公函文种决定——适用于对主要事变作出决策和支配、赏罚有关单位及职员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事变。
关照——适用于发布、传达哀求下级机关实行和有关单位周知或者实行的事变，批转、转发公函。
公告——适用于向国内外宣告主要事变或者法定事变。
通知布告——适用于在一定范围内公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事变。
报告——适用于向上级机关申报请示事情，反响情形，回答上级机关的讯问。
请示——适用于向上级机关要求指示、批准。
函——适用于不相从属机关之间商洽事情、讯问和答复问题、要求批准和答复审批事变。
见地——适用于对主要问题提出见地和处理办法。
通报——适用于表彰前辈，批评缺点，传达主要精神和奉告主要情形。
批复——适用于答复下级机关请示事变。
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