1.酝酿准备阶段：要胸有成竹
“凡事预则立，不预则废”，公函写作动笔之前，也要对其有一个完全、可靠的方案和准备。事先准备充分与否，直接影响往后写作的进度和质量。公函写作的准备既包括内容，也包括形式，要通过充分的酝酿准备，达到对整篇公函胸有成竹。详细来说，公函写作的准备应从以下几方面动手。
（一）明确“为什么写”——主旨目的要明。公函是公务活动中传情办事的工具。每一篇公函的发出，都有其特定的浸染，也便是公函所要达到的目的。写一篇公函，首先要明确这篇公函是要达到什么样的目的。根据公函写作的目的来确定公函所要表明的紧张不雅观点、主见，即公函的主题。
（二）把握“写什么”——材料搜集要全。“巧妇难为无米之炊”，有无丰富的写作材料和参考资料，对付一篇公函的成败，起着十分主要的浸染。搜集材料要在“全”字高下功夫。要找全须要利用和参考的有关资料。全方位地节制理解资料后，思想不雅观点就会更加客不雅观，方法步骤就会切实可行，写作起来也会游刃有余，写出的公函才能丰满充足。
（三）确定“若何写”——谋篇布局要细。谋篇布局，便是环绕主题把有关内容组织成篇的过程。谋篇布局须要确定三个方面的内容：
一是定格式。要根据公函的主旨和目的，确定公函的发文工具，选择适当的文种。
二是定构造。要为公函建框搭架，即撰写写作提要。写作提要至少要办理如下问题：一是要进一步确定中央论点和写作思路；二是要确定总体构造、段落层次；三是要选择紧张材料和骨干事例；四是要初步拟出文章的大小标题；五是要基本确定文章的开头、结尾和论证办法。
三是定重点。要根据文章的主旨目的，确定哪一部分应详写，哪一部分应略写。上述三个方面确定之后，剩下的便是笔墨事情了。
2.草拟初稿阶段：要一气呵成
准备事情好比是“十月怀胎”，起草环节则是“一朝分娩”。初稿写作要一气呵成才能高效率地完成写作任务。
（一）身心俱入。撰写公函，也须要一种发自内心的写作希望。公函写作者应该力求变被动为主动，形成一种“我要写”的生理状态。缺少写作希望的时候，就达不到呼之欲出的境界，只有成竹在胸，才能引发写作激情亲切。
（二）一气呵成。初稿只是个“胚胎”，还有待修正，以是初稿写作时不必过于拘谨，尽可能写得丰硕一些，放开来写，根据主题表达的须要，做一些必要的调度。写作时碰着难点不要停笔，“跳过”连续往下写。一气呵成的文章，每每能文气贯通，思路畅通。
（三）不离主旨。执笔者在写稿时，在不雅观点、结论、主见等公函的思想、主题方面要按照既定方针，不能为所欲为地改变和无限度地发挥，对自己的思想要有所收束，不能让它代替领导和集体的意图。
3.修正定稿阶段：要双向审改
作为执笔者，在修正公函时，既要站在行文者的角度，又要从受文者的角度对公函进行审改。
（一）要站在行文者的角度考验公函的准确性。对公函的修正，要从大处着眼，小处落笔，先检讨公函的主旨材料、通篇构造是否出缺点，然后从字、词、句、段逐一进行考验修正。
1. 看主题是否精确，表达是否清楚。首先检讨主题是否精确，是否符合有关法规、方针政策等等。主题精确了，再看主旨是否表达清楚，文章的思想性是否与主旨雷同一。
2. 看构造是否合理。修正时应考验构造布局是否完全合理，有无残缺脱漏；段落层次是否分明并合乎逻辑；过渡照料是否恰当；开头结尾是否得体等等。
3. 看选材是否精确、范例。根据写作目的和公函主旨的须要，对初稿选用的材料要负责考验核实。对虚假失落实的材料要武断舍弃；材料空洞贫乏的应适当补充以使主旨根本坚实。
4. 看措辞是否精当，标点符号是否规范。初稿形成后，要逐字逐句考虑措辞，删繁就简。同时，用词要准，是否公函的语体特色。其余，还要检讨标点符号利用是否恰当，有无错别字等。这些看似细枝末节，但如果造成疏漏，就会使受文者产生误解或引发歧义，乃至涌现重大缺点。
（二）要站在受文者的角度考验公函的可行性。执笔者在修正公函时，还要从受文者的角度出发，对公函内容的精确性、可行性和辅导性进行考验。
一要查政策界线是否精确。每件公函规定要做什么，不要做什么，应该怎么做，政策界线必须精确，否则，在实行中一定会产生偏差。
二要查方法办法是否明确详细。要重视检讨“事情交代”是否明确。凡请示的文件，均须写明情形和自己的哀求及见地，并写明希望何机关何人何时答复何项问题。凡指示的文件，对各级的哀求，亦应规定明确。
三要查方法办法是否可行，各方面有无抵触。文件提出的实现目标的方法和解决问题的方法必须切实可行，否则，就可能成为一纸空文，达不到行文目的。
末了，公函完成后要把稳查明下列问题：
提出方法、方法的情由是否充分，它与客不雅观条件是否符合，在行文范围内是否有普遍辅导意义。
同时，要检讨文件的内容与上级发布的方针、政策、规定等是否保持同等，与同级平行机关的有关规定、办法有无抵触，与过去本单位制订的有关政谋划定是否有抵牾。如有不一致的地方，要根据情形进行修正或适当处理。
其余，还要查看文稿本身的标题和内容、不雅观点和材料之间有无自相抵牾、相互抵触的地方。以上三点得到全面办理，才能有效推动受文者自觉地按公函哀求行动，促进公函目标的实现。
