随着社会的发展，人们在事情和生活中的交往越来越频繁，事情也越来越繁芜，因此运用文的功能也就越来越多了。 所谓运用文是人们在生活、学习、事情中为处理实际事物而写作，有其实用性特点，并形成惯用格式的文章。
运用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体，是人们通报信息、处理事务、互换感情的工具，有的运用文还用来作为凭据和依据。
【构造】
1. 构造的含义
构造是指文章内部的组织和布局，是作者按照主题的须要，对材料所进行的有机组合和编排，又称谋篇布局。文章的构造具有两重含义：一是宏不雅观构造，即文章的总体构思、大体框架;二是微不雅观构造，即对文章的层次、段落、开头、结尾、过渡、照料和主次的详细设计。
浸染：
①使文章言之有体。“体”指文体。运用文在长期的写作实践过程中，大都形成了比较固定的构造形态，也叫程式。
②使文章言之有序。合理安排构造，便是根据一定的思路，将零散的材料组织起来，使之条理清楚，成为一个有机的整体。
③使文章言之成文。通过精心安排构造，可以增加文章的文采，从而增强其可读性。
2. 安排构造的原则
①要服从表现主题的须要。主题是作者的写作目的、意图的表示，构造必须服从主题的须要，为表现主题、突出主题做事。例如若何安排开头与结尾、若何划分层次与段落、若何设置过渡与照料、若何确定主次与详略等等，都要环绕主题进行。这样，才能使文章组成一个严谨慎密、内容形式统一的有机整体。
②要精确反响客不雅观事物的发展规律和内在联系。运用文是对现实生活、客不雅观事物的反响，客不雅观事物总有一个发生、发展、结局的过程，作者对它的认识也遵照一定的规律。这种规律性，也就表现为文章构造的基本形式。
③要适应不同文体的哀求。文体不同，构造的样式和哀求也会不同。运用文不同于文学作品，不同类型的运用文体构造办法也存在着差异。
3. 构造的哀求
①严谨自然。指文章构造精当严密，顺理成章。哀求作者思路清晰，思维严密，以主旨贯穿全文始终，不枝不蔓。层次段落的划分要恰当，组织严密，联系紧凑，脉络畅通，行止自若。过渡和照料要自然，不能刻意的雕凿，更不能牵强拼凑。
②完全平均。指文章各部分要配置完好，比例折衷，详略得当，完全合理，重点突出，符合格式哀求。如文章一样平常都有开头、主体和结尾三部分，三部分比例要折衷，主体要内容充足，不能虎头蛇尾或尾大不掉;对并列内容的处理，要把稳处理好详写和略写的关系，以担保构造的完全和平均，使之十全十美。
③清晰能干。大多数运用文不哀求行文弯曲波澜，而哀求纲举目张、清晰能干，以便读者把握办法或贯彻实行，以是常采取加小标题、写段首撮要、条款式等形式。这在一些法规性文体中最为明显。
4. 构造的内容
①层次与段落。层次是文章中作者表达主题的阶段温柔序，是文章内容展开的次序。层次表示了事物发展的阶段，是问题的各个侧面和作者思维的过程，又称为“意义段”、“逻辑段”、“章”、“节”等。段落，又称“自然段”，是组成文章、表达思想最基本、相对独立的最小单位。段落的形式是层次的再分割，是文章意思的间歇或转换，以换行为为标志。两者有明显的差异，层次侧重于内容的划分，段落侧重于笔墨形式的表现。有时一个段落恰好是一个层次，有时几个段落表现一个层次或一个段落内有几个层次。安排层次有两种模式：
(1)纵式，即思路纵向展开的构造办法。详细有两种类型：韶光顺序式和逻辑顺序式。前者是按照事物的生产流程、事情或事宜的发展过程或韶光的先后顺序安排层次。须要把稳的是，采取这种构造办法，不能事无年夜小地记流水账，要捉住事物发展的关键环节。逻辑顺序关系是按照道理内在的逻辑顺序安排层次。这种逻辑关系表现为：征象——实质，缘故原由——结果，宏不雅观——微不雅观，个别—一样平常等。按照这样的关系先后为序、环环相扣、层层递进地安排构造，便是逻辑顺序。
(2)横式，即思维横向发展的构造办法。表现在形式上，它是把整体划分为多少相对的层次，各层次之间互不交织、平等并列，从不同方面和角度共同揭示了事物的整体面貌和主旨，或按照空间方位的变换，或按照材料的不同性子和类型，或按照问题的不同侧面等。这种构造形式，在运用写作中利用很广泛，述职报告、调查报告、总结等均可采取。
②过渡与照料。过渡是指层次与段落之间的衔接与转换，在文章中起着承上启下、穿针引线的浸染。照料是指文章内容的前后呼应和关照，可以使文章构造周密严谨，十全十美，还能使某些关键内容得到强调，突出主题。
一样平常情形下，当内容由总到分或由分到总时、意思转换时以及表达办法变革时，须要安排过渡。过渡的形式有段落、句子或词语。如高下文空隙大，迁移转变也很大，常用过渡段贯串衔接。高下文空隙小，多用提示性的句子，如公函中，常有“特此如下通知布告”、“现将有关事变奉告如下”、“为此，特制订本条例”等作过渡。在意思迁移转变不大的情形下，多用关联词，如“由于”、“以是”、“但是”等作为过渡词。
在运用文中，常用的照料方法有：
(1)首尾照料，即在文章的结尾处，把开头交待的事或提出的问题再次提起，有的进一步加以概括、归纳、补充，如论文、总结、调查报告等。
(2)文题照料，即指在行文中时时照料标题，对主题加以强调、提示。如大多数公函标题中都包含着“事由”，文章内容自然要与标题相照料。
(3)文中照料，即文章自身前后内容间的照料，如某些细节和问题在行文中不断被提起，这样能强化印象，更好地实现作者的表达意图。
③开头与结尾。开头是全篇文章的第一步，可以起到统领全篇，展开全文的浸染。结尾是全文的收束和结局，能帮助读者加深认识，把握全篇，达到预期的写作目的。
常见的开头办法有：
(1)目的式。便是将写作的目的和意义直接解释。一些公函常用这种办法，常用介词“为”、“为了”领起。
(2)根据式。便是开头阐明撰文的根据，或引据政策法令和规定指示，或引述全文，或引据事实和道理，常用“根据”、“按照”、“遵照”等领起下文。
(3)缘故原由式。便是以交待行文的缘由作为开头，常用“由于”、“因”、“鉴于”等引出缘故原由或简述某种情形作为缘故原由，再引出写作目的。
(4)概述式。便是在开头部分对文章内容的背景、基本情形、紧张内容加以概述。采取这一办法，能起到提要挈领的浸染。
(5)结论式。便是将结论、结果先作交待，再由果溯因。
(6)提问式。便是开篇提出问题，然后引起下文，常见于调查报告的写作。
(7)引述式。常用于有详细规定格式的文体中，如“条约”，或引述下级来文、上级指示精神，或有关政策法规，以此作为撰文的依据。如批复、函等常用这种办法。
常见的结尾办法有：
(1)自然扫尾式。便是在主体部分写完之后，事尽言止，自然收结。
(2)总结归纳式。指在主体写完后，对全文的主旨进行简要的概括，总结全文。
(3)强调处释式。是在运用文的结尾处，对全文的主旨意义、主要性进行强调，以引起读者的把稳。
(4)希望号召式。便是在结尾部分提出希望，发出号召，展望未来，以鼓舞斗志。
(5)专门结尾用语式。便是在结尾处，采取特定的用语结束全文。
【措辞】
1. 准确
准确，便是要精确地、恰当无误地表达出所要表达的内容，用词用语含义清楚，观点恰当明确，不产生歧义，不引起误会，无溢美之词，无隐恶之嫌。
要做到措辞准确，必须要把握词语的分寸感和得当度。特殊是要区分同义词、近义词在适用范围、词义轻重、搭配功能、语体雅俗、词性差别等方面的细微差别。
要做到措辞准确，还要把稳语意光鲜，不能模棱两可，暗昧其辞，以免产生歧义，耽误事情。如“大致尚可”、“有关部门”、“条件容许时”、“事出有因，查无实据”等表达暗昧的词应谨慎利用。
2. 简明
简明，指笔墨的简洁、明白，用较少的笔墨清楚表达较多、较丰富的内容，要“有话则长，无话则短”。要做到简明，首先要精简文意，压缩篇幅，突出主干，把无关或关系不大的内容删去。其次要反复熬炼，提高概括能力，杜绝堆砌润色语，适当利用缩略语，如“五讲四美”等。第三，要考虑词语，熬炼句子，一句话就能解释白的决不用两句话，一个词能概括清楚的决不用两个词。恰当地利用针言、文言词语等，也有助于措辞的简明。第四，要把稳用词普通，不用生僻晦涩的字句。该当指出的是，“简”要得当，不能苟简，要以不妨碍内容的表达为条件，绝不能为简而生造词语、乱缩略、滥用文言，不能让人不明白或产生歧义，引起误解。
3. 平实
运用文是为办理实际问题而写的，它的措辞重在实用。一个字、一句话，每每至关主要。为了便于读者理解，运用文措辞应力求平实。行文时多用平直的阐述，恰当的议论，简洁明了的解释。比如公函，它具有行政约束力和法定的威信性，因此，用语必须朴素、切实，不能浮华失落实，不能乱用形容词或俚俗口语。
运用文写作哀求用语平实，但平实不即是平淡。我国历史上保留下来的许多文章既是运用文，同时又是文学佳作。
4. 得体
运用文实用性强，讲究得体，一方面要适宜特定的文体。按文体哀求遣词造句，保持该文体的措辞特色。如公函宜持重，调查报告须平实，学术论文应严谨，社交文书需较浓的感情色彩，广告就常用模糊的措辞，利用解释书则需详细实在，商业交际文书要委婉，条约书则要精确等。另一方面要考虑作者自己的身份，阅读的工具，约稿的单位，行文的目的，乃至与客不雅观环境的和谐同等，适可而止。比如须要登报或张贴的，措辞要普通易懂，须要宣读或广播的，措辞应简明流畅、便于朗读;书信的写作，要根据远近亲疏、尊卑长幼的关系利用相应的措辞;公函的写作要根据不同文种和行文关系而利用相应的措辞，否则就不得体。总而言之，作者应有针对性地利用得体的措辞取得最佳的表达效果。
【种类】
运用文的种类繁多，可以从不同的角度划分身分歧的种别。
一、按其处理事情的性子划分
可以分为公务类运用文和私务类运用文。
公务类运用文是指为处理国家和集体的事务而写作和利用的运用文，即常日所说的公函。
私务类运用文是指为处理个人的事务而写作和利用的运用文，即常日所说的个人日常运用文书。
二、按表达办法划分
有记叙文、解释文、议论文。
记叙文因此记叙为紧张表达办法的运用文;解释文因此解释为紧张表达办法的运用文;议论文因此议论为紧张表达办法的运用文。
三、按利用领域划分
(一)行政类运用文行政类运用文包括国家行政机关公函和日常行政公函。
1.国家行政机关公函
国家机关公函是国家机关、社会团体或企奇迹单位处理事务的文件，紧张用来传达和贯彻党和国家的政策法令，辅导事情，提出哀求，答复问题，通报情形，互换履历，通报信息。公函制作比较严格，具有一定的法律效力，在写作和利用时，要根据国家最新的行政机关公函处理办法，区分每类公函文种的行文哀求和利用范围，确定适用的文种形式，确保其利用效率。
2.日常行政机关公函
日常行政机关公函是指上述国家法定的行政机关公函以外的一些事务文件。是指简报、操持、总结、调查报告、规章制度，先容信、证明信等用来处理单位内部日常事务，与详细部门进行事情联系的运用文。它们的行文格式不像公函那样严格，制作也比较自由。日常事务公函不具有法定的威信，一样平常不单独行文，如有必要，需另行备文，按法定公函处理，否则只作为参考材料。有些日常事务公函还可在报刊上揭橥。
(二)专业事情运用文
专业事情运用文是指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因分外须要而专门形成和利用的运用文。由于分工不同，社会各行各业经管的事务有很大的差异。这样，在长期的事情实践中便逐渐形成了一些与其专业相适应的运用文，称为专业事情运用文。专业运用文除了要遵守运用文的一样平常规则外，还有很强的专业特点，外行人是不能写好的，如财经部门常用的预决算报告、审计报告、市场调查报告、市场预测报告、项目可行性研究报告、外贸函电、经济合同等;法律部门常用的起诉书、讯断书、证词、辩解词、备案报告、破案报告;文教部门常用的传授教化操持、传授教化大纲、教案、传授教化管理条例;医务事情常用的病历、处方、照顾护士日志、诊断证明书、去世亡报告;外事事情常用的照会、声明、国书、意向书、备忘录、国际公约、联合公报等等。
在各种运用文中，专业事情运用文涉及的面最广，发展最快。随着社会经济的发展和科学技能的进步，社会分工会越来越细，为适应事情须要随事立体的运用写作新形式，也将会不断增多。
(三)日常生活运用文
日常生活运用文紧张指个人用来处理日常生活事务和礼仪的运用文，如书信、电报、缘由、请柬、讣告、日记、读书条记。日常生活运用文与个人的日常生活、人际交往活动关系密切，利用范围很广。日常生活运用文虽然也有一定的格式，但不十分严格，写作较灵巧自由。
以上只是从大的方面来划分。如果进一步，还可根据行文方向、内容性子或其他管理文件的标准来划分。
【表达办法】
1. 阐述
阐述，指的是把人物的活动、经历和事宜发展变革过程交代出来一种表达办法。在运用文写作中是最基本、最常用的表达办法。
运用文写作中阐述的人称，有第一人称(“我”、“我们”)和第三人称(“他”、“他们”)。利用第一人称“我”、“我们”系指作者本人，或作者所代表的群体、单位，如书信、请示、报告、总结等文体的写作，多用第一人称。有时，为简要起见，常利用无主句。有的运用文体，如新闻宣布、简介、调查报告、会议纪要，为表明作者态度客不雅观、公道，传播的信息真实、可信，常采取第三人称写作。
运用文中的阐述办法有顺叙、倒叙、插叙、分叙等。运用文中记叙事宜的发展过程，先容单位的基本情形，一样平常都是按顺叙，即韶光先后为序来阐述。其缘故原由在于，运用文重在实用，不求委婉、弯曲，故多采取直接的笔法叙事、说理。倒叙、插叙、分叙等用得较少，只在通讯、、调查报告的写作中才用得上。
运用文中的阐述要力求真实、准确，不带主不雅观感情色彩;线索清晰，表述完全;以概述为主，尽可能用概括的措辞说出其前因后果、来龙去脉，使读者理解其梗概。
2. 解释
解释，便是用简明扼要的笔墨对事物、道理及人物进行讲授的表达办法。目的是使读者对事物的形态、布局、成因、性子、种类、功能，对道理的观点、特点、来源、演化、关系等有一个光鲜的理解和认识。
解释在运用文中利用广泛，如讲授词、广告词、解释书、简介等文体，紧张是用解释的方法来写的。其他文体如经济文书、科技文书、诉讼文书、行政公函等，也常常借助解释的方法阐明道理，阐发道理。
解释的方法多种多样，在利用过程中应把稳：定义解释哀求“被定义者”和“定义者”外延相等，用语简明准确，具有科学性，不能用否定形式，避免“同义反复”;阐明解释哀求捉住办法，言简意明;分类解释把稳根据写作意图选择恰当的分类角度，再次分类只能依据一个标准，各种的总和要即是被分类的事物;比较解释利用时哀求用来作比的事物与被比物要相似，有明确的比较点，只管即便用人们熟习的事物作比;举例解释哀求事例范例能给人以深刻的印象，举例应扼要，只需概述先容，不必详细铺叙;引用解释哀求引文要有针对性，要贴切，所引资料要负责核实，使之准确可靠;比喻解释应力求准确贴切;数字解释哀求数字准确无误，每个数据都要有来源;图表解释哀求选择图表要有代表性和针对性，表格的设计要合理，使人一览无余。
3. 议论
议论，即议事论理，是利用事实材料和理论材料进行逻辑推理阐明不雅观点的一种表达办法。它紧张特点是证明性，即通过摆事实、讲道理，或证明自己不雅观点的精确，或驳斥对方不雅观点的缺点。
在运用文写作中，议论常常利用。调查报告、总结、通报等文体，常常在阐述事实、解释情形的根本上，表明对人物、事宜、问题的评价。指示、决议、会议纪要等公函，也常用议论来阐明党和国家的方针、政策，让下级机关和群众理解和实行。
运用文写作中的议论，与一样平常议论文中的议论有明显的差异。一样平常议论文中，议论是最紧张的表现方法，贯穿全文始终，论点、论据、论证三要素齐备。而在运用文写作中，最紧张的表达办法是阐述息争释，议论居于从属的地位，一样平常只是在阐述、解释的根本上进行。其余，运用文的议论，一样平常也不须要作长篇大论，不需作繁芜的多层次的逻辑推理，也不一定具备论点、论据、论证这样一个完全的议论过程，而只是在须要剖析论证的地方，采纳夹叙夹议的方法，或采纳三言两语的办法，点到即止，不作深入论证。
利用议论要把稳，一要持重，对任何事物的评价要实事求是，以理示人，以理服人。二要明快，要刀切斧砍的阐明不雅观点，不拐弯抹角，不回避抵牾。
（来源:公函写作规范及技巧 ）
