公函份数序号是将同一文稿印制多少份时每份公函的顺序编号。如需标识公函份数序号，用阿拉伯数码定格标识在版心左上角第1行。公函份数序号的紧张浸染是便于公函的分发、清退和查找。一样平常情形下只适用于绝密、机密公函或须要清退的公函。如需标注份号，一样平常用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
密级
公函的秘密等级和保密的期限。涉密公函应该根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
保密期限
如需标注密级和保密期限，一样平常用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
紧急程度
公函投递息争决的时限哀求。根据紧急程度，紧急公函应该分别标注“特急”“加急”，电报应该分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
如需标注紧急程度，一样平常用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以利用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主理机关名称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推举利用小标宋体字，颜色为赤色，以能干、都雅、持重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一样平常应该将主理机关名称排列在前；如有“文件”二字，应该置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准高下居中排布。
发笔墨号
由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，利用主理机关的发笔墨号。
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发笔墨号居左空一字编排，与末了一个签发人姓名处在同一行。
签发人
上行文应该标注签发人姓名。
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一样平常每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
分割线
发笔墨号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的赤色分隔线。
二、主体部分标题
由发文机关名称、事由和文种组成。在发文机关、事由、文种三个要素中“文种”不可省略，在分外情形下“发文机关”和“事由”可以省略。
一是省略“发文机关”，多见于上行文，其他因版头印有发文机关而省略此项的情形也很常见。
二是省略“事由”，在命令、公告、通知布告等文种中较为常见。三是省略“发文机关”和“事由”，在公告、通知布告等公布性文件以及内容单一的知照性关照常常这样处理。
15种行政机关公函中大多数标题可以省略个中的一项或两项，但议案、决定两个文种的标题不能省略。标题末不加标点；标题中一样平常不该用标点，标题中涌现法规、规章名称可以利用书名号《》。“事由”前面一样平常加“关于”二字，表示涉及的范围或事务。标题的笔墨应该高度浓缩，准确表达公函的内容。
一样平常用2号小标宋体字，编排于赤色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完全，排列对称，是非适宜，间距恰当，标题排列应该利用梯形或菱形。
主送机关
主送机关又称举头、上款，指对公函负有主理或答复任务的机关。应该利用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，末了一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公函首页不能显斧正文时，应该将主送机关名称移至版记。
正文
公函的主体，用来表述公函的内容。公函首页必须显斧正文。
公函首页必须显斧正文。一样平常用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中构造层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一样平常第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
附件解释
附件是指附属于公函正文的其他公函、图表、名单等材料。附件是公函的主要组成部分，与正文具有同等效力。
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，利用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应该与上一行附件名称的首字对齐。
发文机关署名
署发文机关全称或者规范化简称。
公函中有发文机关署名的，应该加盖发文机关印章，并与署名机关符合，印章用赤色，不得涌现空缺印章。有特定发文机关标志的普发性公函和电报可以不加盖印章。
成文日期
署会议通过或者发文机关卖力人签发的日期。联合行文时，署末了签发机关卖力人签发的日期。成文日期一样平常右空四字编排。
印章
单一机关行文时，一样平常在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中央偏下位置，印章顶端应该上距正文（或附件解释）一行之内。
联合行文时，一样平常将各发文机关署名按照发文机关顺序整洁排列在相应位置，并将印章逐一对应、端正、居中下压发文机关署名，末了一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整洁、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应该上距正文（或附件解释）一行之内。
附注
附注用以解释公函的阅读范围、利用把稳事变、请示和上行的见地的联系人和电话等。正文中的名词术语的阐明一样平常采取句内括号或句外括注的办法办理，不作为附注。
如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
附件
公函正文的解释、补充或者参考资料。
附件应该另面编排，并在版记之前，与公函正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应该与附件解释的表述同等。附件格式哀求同正文。如附件与正文不能一起装订，应该在附件左上角第一行顶格编排公函的发笔墨号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
三、版记部分分割线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推抬高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推抬高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公函末了一壁的版心下边缘重合。
抄送机关
除主送机关外须要实行或者知晓公函内容的其他机关，应该利用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
如有抄送机关，一样平常用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、旁边各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，末了一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应该将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
印发机关
印发日期
公函的送印机关和送印日期。
印发机关和印发日期一样平常用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
四、页码页码
公函页数顺序号。
一样平常用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公函版心下边缘之下，数字旁边各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公函的版记页前有空缺页的，空缺页和版记页均不编排页码。公函的附件与正文一起装订时，页码应该连续编排。
