在事情中，很多地方都要用到函。我们想约请某些领导、专家、客户参加某项活动时，会发送约请函。我们想要与自己平级的其他部门或单位沟通某些事变时，会用沟通函。杂志社、报社向作者约稿时，会用约稿函。与某单位咨询或沟通项目，会用沟通函。与客户沟通产品干系事宜，会用商洽函。就某些事回答客户或者其他单位，会用回答函。无论是约请函、约稿函，还是沟通函、商洽函和回答函，都是函的一种。
函是一种平行文，紧张用于平行单位或不相从属的单位之间行文，也可用于对个人的比较正式的约请和邀约。与事情邮件比较，函显得更加正式、严谨和规范；与正式文件比较，函又相对灵巧和简便；从适用范围上看，函具有普遍性，运用范围更广。
一、函的基本哀求
发函的目的，紧张是单位之间或单位与个人之间商洽事情、沟通信息、发出邀约、讯问事变、答复问题。吸收函的人想要从函中明确知道发函人或发函单位的想法、意愿、诉求或要求，并正面给予答复。
在函的构思上，一定要搞清楚发函的目的，准确把握写作函的意图，知道自己想与对方沟通什么事变，想要达到什么目标，须要对方就哪些事变给予答复。
在组织素材时，要环绕函中所涉及的事变准备素材，包括网络一些背景资料和信息。
在撰写和修正时，应该开门见山、简洁明了、条理清楚，表达准确，直接解释情形，提出需求，做到一事一函，以便让对方准确吸收信息，做出答复。行文上要平铺直叙，不“拐弯抹角”“穿靴戴帽”；措辞上要简洁平实，不华美浮夸；态度上要平和有礼，不盛气凌人、强人所难，也不曲意奉承、阿谀客套。
回答函要按照有来有回、谦恭得体的原则，针对对方提出的需求，表达己方的见地和不雅观点。
约请函是职场中比较常用的文种，是约请特定工具参加某项活动的请约性书信。写约请函的目的是希望被约请工具能够参加约请方组织的活动或事情。约请工具每每没有责任参与，是否接管约请，完备由约请工具自行决定。因此，撰写一篇入情入理的约请函尤为主要。
二、函的基本写法
函属于正式公函的一种，一样平常应利用单位正式的函头纸，便函也应如此。约请函还可以用与活动氛围符合的纸张，如庆典活动约请函可以采取赤色喜庆的纸张等。
函常日包括标题、称呼、开头、正文、结尾、署名等。
1.标题
正式的公函，标题一样平常由发文单位名称、事由和文种构成，有的只写事由和文种。便函可以有标题，也可以无标题。
标题应直接明了，让对方从标题中就可以知道函件的内容，及时做出回应。标题的字体应采取方正小标宋体，有的也会用黑体字或加粗处理，以与正文有所差异。正式公函一样平常会编发文号，显得更加正式规范。
2.称呼
称呼要在第一行顶格写。函一样平常是一对一的，称呼只面向单一工具。如果发一个函给多个工具，每个发函工具的称呼应逐一分开写，不要写统称。
单位对单位的函，称呼要严谨，可直接写单位全名或规范性简称。
单位对个人的函，称呼要有礼貌，一样平常按职务尊称对方，不清楚对方职务时可以用“师长西席”或“女士”称呼对方。
发给长者、领导的函件，或比较郑重的函件，一样平常在称呼前加上“尊敬的”。
3.开头
函的开头一样平常直接交代发函的缘由，包括发函的目的、依据、缘故原由等。约请、邀约性子的函，前面应有礼貌语，如“感谢您一贯以来对本公司的关心、支持和帮助”等。复函的开头一样平常直接引述来文的标题、发笔墨号，针对来函需求做出函复，如“X月X日来函收悉”。
4.正文
函的正文要大略明了、直陈其事。一样平常为三段论，开篇解释发函事由，中间陈述干系情形，结尾提出自己的希望或需求。为方便对方函复，一样平常须要留下联系人的信息（姓名、部门、职务等）和联系办法（手机、座机、传真、电子邮箱等）。
函的篇幅不宜过长，一样平常在500字以内，最长不要超过两页A4纸。函的内容较多时，如需通报干系事情时，可以利用附件。
5.结尾
函的结尾一样平常比较大略，须要根据函的内容和性子采取不同的结尾语。讯问情形用“特此函询”，商洽工浸染“特此函商”，通报有关事变用“特此函告”，复函用“特此函复”，事情主要须要提醒对方回答时用“敬请函复”“盼予函复”，等等。一样平常便函的结尾也可利用“此致”“敬礼”等，与信件类似。
6.署名
署名一样平常包括署名和成文韶光。公对公性子的函应署单位全称或规范性简称，邀约性子的函可署单位（活动）紧张卖力人的名字（一样平常用手写体，并注明职务）。正式的公函须要加盖公章。
其余，对付复函，应根据对方需求，直接陈述己方情由，表明己方的态度、不雅观点和见地，切忌措辞繁杂重复、语义不清、态度模糊。复函要把稳时效性和针对性，来函有时限哀求的，要在时限哀求内做出回答；没有时限哀求的，应根据事情的轻重缓急尽快做出回答。
三、把稳事变
要把稳一事一函，不要一个函讲几件事情或几个问题。不要利用白纸或普通信纸或稿纸作为发函纸。
要把稳函的称呼。发函工具是单位时，不能利用不规范或口语化的称呼；发函工具是个人时，不能直呼其名。
写作函件，不要长篇大论、滔滔不绝；不要精雕细琢、虚假文笔；不要口气粗俗、过分谦卑。提出希望、见地、要求或者函复时，要大略利索、刀切斧砍，不要拐弯抹角、态度模糊、表意不明，让人不知所云。行文、格式、排版、遣词造句不要主不雅观随意、标新创新；不要利用那些带有感情色彩的词语和网络热词。
不能在函中遗漏活动的韶光、地点等主要信息。须要对方复函时，不要忘却留下联系人信息和联系办法；须要对方在规定时限内复函时，不要忘却提醒对方时限哀求。
学会撰写函是职场写作的必修课，也是职场人士必须节制的一项写作技能。
