第一步：接管拟稿任务
这是公函写作的出发点。在这一步中必须明确几个问题：领导交待任务的本色是什么？公函行文的目的何在？行文哀求如何？公函重点放在哪里？这一步的关键是要长于揣摩领导的意图。由于公函写作是一种指令性写作，只要把领导的意图吃透并充分表达出来，材料便是基本成功的。揣摩领导意图的方法是听、记、消化。听便是在接管任务时集中精力听领导讲意图；记便是把领导讲的东西尽可能底本来本地记下来，以备写作时查阅；消化便是在听和记的根本上，充分理解领导提出的问题和不雅观点。既要站在全局上去理解，由于领导交付的任务不可能讲得很细致、很全面，大都是要点式的；又要参照领导平时的一向思想去理解，一样平常情形下，领导提出的问题都是经由永劫光的实践和思考得出的结论。
第二步：广泛网络材料
这是公函写作的根据，没有材料就好比“巧妇难为无米之炊”，公函写作更是无从下笔。网络材料一是必须考虑表达主题的哀求，环绕主题网络真实、准确、新鲜、范例的能反响事物实质特色的资料。二是明确网络材料的路子和方法。可以从现有的资料中网络，如单位基本情形、重点事情任务等，以理解有关情形；也可以深入事情的第一线，网络第一手“活”资料，以便反响事情中的动态信息；还可以从国家的政策法规中网络，为拟写公函探求更多的威信性依据。
第三步：拟定写作方案
这是公函写作成功与否的关键，旨在确定一篇公函的主题思想、表达次序、各部分内容之间的衔接合营关系。
主题思想的确定因此“办理什么问题”作为主线拓展思路，以“通报什么信息”作为主线提炼主题，以“受众需求生理”作为导向确立主题。详细来讲包含五个方面：一是领导该当讲什么？二是文件起草部门希望领导讲什么？即有关部门对付这项事情希望通过领导讲话通报出的事情旗子暗记。三是受众希望听到什么？受众对领导的讲话每每都有详细期盼，或是答疑解惑，或是肯定表扬，或是明确思路等。四是领导本人希望讲什么？每位领导讲话都有一向的思路、风格及近期关注的重点、强调的要点等。五是上级希望领导讲什么？每项事情都该当按照上级领导机关的支配和哀求开展，讲话中须要科学地通报上级的哀求。
表达次序是公函写作布局合理性的主要表示：一是长于提要挈领，按照公函主题搭建提要，拟定框架，反复推敲布局构造的合理性。二是长于归纳整合，在把握公函整体构造的根本上，按照诉求主要性科学合理划分文章层级，使受众能通过标题基本判断行文逻辑。
各部分内容之间的衔接合营关系通过素材的平衡、恰当的迁移转变和流畅的过渡来实现，确保各个层级紧密衔接，减少文章的突兀感和生硬感。
第四步：正式起草文稿
这是公函写作的核心。在起草文稿过程中要把握以下几个环节：
深度加工。把筛选所得的材料经由加工处理，初步构建公函文本，对照公函提要和框架构造，通过对信息模块的合并归类和添补，实现公函“由骨到肉”的质变。
看重事例。公函写作要依事而论，在写作技巧上可借用“以事实说话”的笔法。如果全篇没有涉及实情的“干货”，那整篇文章就会沦为大话、空话、套话的堆砌，导致读者无趣、听者闹心。写材料既要仰望天空，更要脚踏实地，如总结性公函可以通过大量事例的直接引入增强文章说服力。这里要格外关注事例的范例性和真实性，不当的事例引用常常会造成揠苗助长的效果。
善用数字。恰当选取各种数据能够增强公函的信息含量和说服力。对数字的选用要把稳两点：一是数据的威信性，要利用威信部门发布的数据，非正式渠道搜集的数据要经由威信机构核实方能利用；二是数据的准确性，主要数据要以专业部门统计口径为准。
做好会商。当公函内容涉及其他部门权益范围时，应该主动协商，取得一存问见后才能对生手文；如有不合，应加强折衷直至取得共识，以防政出多门。
强调升华。一样平常的材料只求四平八稳，精良材料须要推陈出新、彰显特色。要实现从“一样平常”到“精良”的飞跃，从“有形无神”到“形神兼备”，一要于常规处寻亮点，有效提炼出本单位事情的亮点和突出造诣，以实实在在的内容震荡民气；二要于浅近处见真知，发散思维、升华思想、小中见大，把真知灼见融入到材料中；三要于笔墨处求新颖，在遣词造句高下功夫，看重措辞的生动性和可读性，如通过恰当利用排比对仗等句式增强文章的气势和韵律，或借用一些约定俗成的古典措辞增强公函的典雅和美感。
第五步：仔细加工修正
这是担保公函质量的主要一环。对公函文稿的加工修正，切忌“眉毛胡子一把抓”，要分清主次先后，按照从内容到形式的修正顺序。一是检讨主题质量。紧张看文稿是否符合领导意图，表达是否光鲜深刻，是否有新意，与上级部门的指示是否吻合。二是检讨不雅观点表达。不雅观点与主题关系极为密切，主题是中央论点，不雅观点可谓分论点，在担保公函主题准确无误的条件下，还要确保公函不雅观点经得起考虑。三是检讨材料运用。对文稿中引用的数字、事例等负责核实，避免材料之间相互冲突，还要特殊把稳动态信息的变革，不能利用过期的数据解释已经变革的实际情形。四是检讨文稿形式。紧张考虑文稿构造是否完全、严密、合理，重点内容是否突出，层次是否清楚，过渡迁移转变是否自然，以及措辞表达是否准确、简练，标点符号是否精确、规范。
提升公函写作能力是一个须要长期学习、思考和实践的过程，以上五个步骤只为办公室秘书供应一个最基本的公函写作思路或窍门，要想写作有打破，更上一层楼，仍需在事情之外多读、多思、多写。“读书破万卷，下笔如有神”，只有多读，才能胸有成竹，妙笔生花；只有多思，才能纲举目张，得心应手；只有多写，才能举一反三，举一反三。
