第一节 公函概述
1）什么是公函.
公函定义：是国家机关用其它社会组织在行使和权益和履行管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料。
含义理解：
1.公函形成的主体是国家机关及其它社会组织。
2.公函形成的条件是行使权益和履行管理。
3.公函是具有法定效用与规范格式的文件材料。
4.公函是办理公务的主要工具之一。
2）.公函的产生与发展
原始社会：结绳记事；商代后期：甲骨文书；
秦汉：“书”、“奏”。辛亥革命往后：《公函程式》
3）.文书、文件和公函
文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体观点。最早涌现于西汉。
文件：广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。狭义上说：文紧张是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。涌现于清末。
公函：是指各机单位为相识决公务而形成的文件材料。涌现于东汉末年和三国期间。
在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在事情活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所利用的文件材料，即公务文书。
第二节 公函的特点与浸染
1）.公函的特点：
1.公函有法定作者
2.公函有法定的威信
3.公函特定的效用
4.公函有规范体式
5.公函有规定的处理程序。
法定作者：是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和包袱一定的任务、责任的机关、组织或代表机关组织的领导人。
行文单位：能在自己的权益范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。
公函的制发：经由起草、核稿、签发等程序。
公函的签收：签收登记、分办、批办、承办、催办等。
2）公函的浸染：公函的浸染在于它是党和国家详细领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理事情事务的一种工具。表现在：
1.领导与辅导浸染
2.行为规范浸染
3.通报信息浸染
4.公务联系浸染
5.凭据记载浸染
第三节 公函的分类与名称
（一）公函的分类：
1）.按来源分：对外文件 \ 收来文件 \ 内部文件
1.对外文件：简称发文。是指本机关（或部门）拟制的向外单位发出的文件。
2.收来文件：简称收文。是指由外机关拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。
3.内部文件：是指制发和利用都限于机关内部的文件。
2）.行文关系：上行文 \ 下行文 \ 平行文
行文关系：指发文机关同收文机关间的公函往来关系。
1.上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公函，是自下而上的行文，故称上行文。（请示、报告）
2.下行文：是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。（指示、决定、关照、批复）
3.平行文：是指同级机关或者不相从属的，没有领导与辅导关系的机关之间的一种行文。（函）
3）.秘密程度：秘密文件（秘密 \ 机密 \ 绝密）\ 普通文件 \ 公布文件
1.秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密，须要掌握知密范围和知密工具的文件。
2.普通文件：是指相对秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。
3.公布文件：是指向公民群众和国内外公开拓布的文件。
4）.发文机关性子：法规文件\ 行政文件 \ 党的文件
1.法规文件：是指由中心和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。（包括：A.法律文件 B.法令文件 C.行政法规与规章文件。）
2.行政文件：是指国家机关在日常公务活动中所形成和利用的文件。
3.党的文件：是指由中国共产党的机关、组织形成和利用的文件。
5）.公函内容性子：指挥性公函 \ 规范性公函 \ 报请性公函 \ 知照性公函 \ 记录性公函
1.指挥性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和辅导事情的公函。（命令、指示、决定、见地、批复、政策性关照）
2.规范性文件：是指由机关、组织、社会团体制订的，哀求其成员在活动，事情等方面严格遵守的行为规范。（条例、规定、办法、细则、章程、规则）
3.报请性文件：是下级机关向上级机关申报请示事情、反响情形、请示问题时所利用的陈述性，要求性公函。（报告、请示）。
4.知照性文件：是指机关单位发布的须要周知或遵守，以及各机关单位之间联系事情，通报情形所利用的公函。（公报、公告、知照性关照、通报、函）。
5.记录性公函：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公函。（会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志）。
（二）公函的名称：
文种：公函名称统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的详细目的和哀求而确定的。
A.1993年11月21日 国务院办公厅 《国家行政机关公函处理办法》 12类13种
1.命令（令）2.议案 3.决议 4.指示 5.公告、通知布告 6.关照 7.通报 8.报请 9.请示 10.批复 11.函 12.会议纪要
B.1996年5月3日 中共中心办公厅 《中国共产党机关公函处理条例》 14种
1.决议 2.决定 3.指示 4.见地 5.关照 6.通报 7.公报 8.报告 9.请示 10.批复 11.条例 12.规定 13.函 14.会议纪要
第二章 公函写作
第一节 公函写作概述
.公函写作：指公函的起草与修正，是撰写者代机关立言，表示机关领导意图和欲望的写作活动。
（包括：起草初稿，谈论修正、形成送审）
1).公函写作是代机关立言
起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公函初稿有的详细过程。
谈论修正：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。
公函起草的组织形式：
1.由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。
2.由多人共同谈论、构思和准备材料，末了由一人执笔起草。
3.由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。
2）.发挥公函效用，把好公函质量关
公函质量紧张表示在公函的思想内容和笔墨表达方面。
1.在思想内容方面，该当政策性强、针对性强、科学性强。
A.政策性强：便是哀求政治上精确，思想不雅观点精确，准确地宣告、传达、表示党和国家的方针、政策的精神。
B.针对性强：便是哀求对症下药，切中症结。
C.科学性：便是反响事情的实际情形和客不雅观规律，敢于实事求是，能够及时地、精确的提出问题、剖析问题和解决问题，经得起韶光的磨练，经得起实践的考验。
2.在笔墨的表达方面，该当构造严谨、措辞精当、行文规范。
A.构造严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要示：主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完全划一。
B.措辞精当：是指利用措辞要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的哀求，又要适可而止地表达内容。
C.行文规范：是指公函的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要精确，文面要整洁。
公函效用：是指公函对机关公务活动所起的浸染。
所起的浸染：领导和辅导浸染、法规和准绳浸染、沟通和联系浸染、依据和凭据浸染。
3）.机关领导要亲自动手撰写主要公函
第二节 公函写作的特点和哀求
1）.公函写作的特点：
1.被动写作，遵守性强
2.工具明确，针对性强
3.群策群力，群体性强
4.决策之作，政策性强
5.紧迫之作，时限性强
6.讲究格式，规范性强
2）.公函写作的基本哀求：
1.要担保公函内容在政治上的精确性
2.要实事假如，在业务上符合客不雅观规律
3.在笔墨表达上准确、光鲜、生动、符合语法与逻辑
4.公函起草要符合统一规定的体式和程序
5.要把稳选用书写的载体材料与字迹材料
（体式：公函文体、构造、附加标记和文件格式。）
（程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出）
（只管即便利用羊毫和钢笔，不要利用圆珠笔和铅笔；利用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不该用纯蓝、赤色墨水。）
第三节 公函写作步骤与方法
1.）明确发文主旨（公函的主题和发文目的）
1.公函的中央内容是什么？
2.根据公函内容，准备采取何种公函名称
3.要明确公函发送范围和阅读工具
2）.网络有关材料
1.网络、阅读和研究有关的文件材料
2.深入下去，网络有关的实际材料
（哀求：真实、范例、适用、时效）
3）.拟出写作提要
先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思
4）.负责起草正文（导语、主体、结束语）
1.把握公函主题，选好用好材料
2.不雅观点精确、情形属实
3.内容涉及的有关部门要经由会商，取得一存问见
4.笔墨表述要简练，交代问题要清楚
5）.反复检讨修正
1.关于主题的修正：看主题思想是否精确、论述是否集中、挖掘是否深刻。
2.关于不雅观点的修正：不雅观点是否精确，表达有无问题。
3.关于材料的修正
4.关于构造有修正
5.关于措辞的修正
（公函稿纸格式：单面16K，260X184mm）
第四节 公函写作职员的教化
1）.公函写作职员加强教化的主要性
公函写作一项政治性和政策性很强的事情，公函写作的好坏，不仅直接关系到公函效用的发挥，也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反响。
2）.公函写作职员应具有的教化
1.政治本色好：a.明确的政治方向、武断的政治态度、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。b.严守纪律，严守保密制度。
2.有一的政策理论水平
公函写作是实行政策、依赖政策、理解政策、表达政策的过程。
3.熟习业务和机关事情情形
4.有较宽的知识面
5.有较好的笔墨功底
3）.公函写作职员加强教化的路子
1.完善自我，勇于创新
不断学习、不断实践、不断提高、不断创新
2.博览群书，增长知识
勤于、勇于、长于向书本学习
3.深入实践，勤学苦练
勤学苦练、坚持不懈、始终如一
第三章 公函的体式与搞本
第一节 公函的体式
1）.公函体式概述
公函的体式是指：公函的文体、构造要素及在格式上的安排。（浸染 ：为了担保公函的完全性、精确性与有效性、提高办事效率并为了公函处理事情供应方便）
2）.公函的文体
是指公函写作中利用措辞陈述事情、解释问题所采取的详细方法和特点，即公函的表达办法和语体特色。
运用文体的一样平常特点：实用性、严明性、程式性。
(1).公函的表达办法：是指在写作中利用措辞的方法和手段，它是辨别文章文体的主要标志。（阐述、议论、解释）
1.阐述：是将人物的经历和事宜性发展变革过程所作的叙说与交代。（包括：人和事两方面）（倒叙、插叙、顺叙）
2.解释：是简明扼要的笔墨、把事物的形状、性子、特色、成因、关系、功用等客不雅观、真实地讲授清楚。
（定义解释、注释解释、比较解释、数字解释、举例解释、分类解释）
3.议论：便是议事说理。是公函作者对客不雅观事物或问题进行剖析评述，提出意见或方法，表明不雅观点和态度，证明或回嘴某一不雅观点的表达方法。（三要素：论点、论据、论证）
A.论点：又称论题或不雅观点。是指作者对所论述的问题提出的见地、主见与态度。（统帅：要证明什么？）
B.论据：是证明论点的真实性的根据。分三类：一类是事实论据；二是理论论据；三类是政策法规论据。（根本：用什么证明）
C.是利用论据来证明论点的方法和过程。（桥梁：如何证明）
(2).公函的措辞特点：准确、简明、持重、得体。
准确：是公函措辞的紧张特色和基本哀求。
简明：用最少的笔墨表达尽可能多的内容。
持重：指公函用语必须讲究庄严、郑重。
得体：指公函措辞的利用要与公函的行文目的、内容、工具、条件的特定须要相适应，在准确表达的根本上，进一步匆匆使受文工具产生与行文目的同等的生理效应。
得体的基本哀求：一是发适应行文的语体风格。二是要分高傲初级关系，节制好分寸。三是要多利用公函的专用语。
第二节 公函的构成要素与书面格式
（1）.公函的构成要素（21项）
1.指定项目：公函管理标识（包括公函格式代码、印制顺号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记）、发文机关版头、发笔墨号、公函标题、正文、生效标识和页码等11项（必填）。
2.选择项目：签发人、题注、主送机关、无正文解释、附件解释、注释及分外哀求解释、主题检索、抄送机关和印发解释等10项（选填）。
（2）.公函的书面格式：指公函构成的数据项目在公函文面上所处的位置和书写样式。
（一）文头部份：1.公函格式代码 2.印制顺序号 3.秘密等级 4.紧急程度 5.收文处理标记 6.发文机关版头7.发笔墨号 8.签发人姓名（8部份）
1.公函格式代码。又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标志符号。
位置：位于文件首页发文机关版头左上角。由九位阿拉伯数字组成。
2.印制顺序号。又称公函份号，是指依据同一文稿印制多少份时每份的顺序编号。紧张针对秘密文件利用。
位置：位于文件首页发文机关版头左上角文件检索代码下方。由六位阿拉伯数字组成，前面冠以“NO.”符号。数字不敷规定数时，前面用“○”（零）补齐。
3.秘密等级。简称密级，是指公函秘密程度的等级。分绝密、机密、秘密三级。
标注方法：在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。
位置：位于文件首页公函版头左上角，公函份号下方，并在文件封皮上加盖戳记注明。
保密时限：一样平常分一年以内，一年用一的以上，长期和期限不作标注，凡不作标注的可按二十年认定。
绝密：是最主要的国家机密，透露会使国家的安全亲睦处遭受特殊严重的危害。
机密：是主要的国家机密，透露会使国家的安全亲睦处遭受严重的危害。
秘密：是一样平常的国家秘密，透露会使国家的安全亲睦处遭受丢失。
4.紧急程度。又称缓急时限或处理时限，是对公函投递息争决的韶光限度。程度分：特急、急件。紧急电报分：特提、特急、加急、平急。
位置：位于文件首页文头左上角。需与密级并用时，位于其下，高下对齐。加戳记注明。
时限投递的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时投递”。
5.收文处理标记。包括收文机关名称、收文编号、收文韶光、档号（全宗号、目录号、安卷号）等项目。
位置：位于文件首页发文机关版头右上方空缺处，由收文机关加盖收文处理章标识。
6.发文机关版头。简称“文头”。是发文机关用来制发正式文件时利用的的固定版式的发文机关标识。
位置：发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞，约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。
党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。
7.发笔墨号。指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、发文年度（加六角括号〔〕）和发文顺号组成。
浸染：一是统计发文的数量，便于公函的管理，二是在查找和引用公函时可作为该份公函的代号利用。
编排发笔墨号要力求准确、稳固、系统。
位置：有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公函标题之上，右侧排列；“命令（令）”则在公函标题下面当中，写“第X号”。
8.签发人姓名。是表示公函生效并对该公函内容郑重卖力的一个标志。一样平常供上行文利用。
位置：发笔墨号右侧标注“签发人”后标签发人姓名。
（二）行文部份： （1.公函标题 2.题注 3.主送机关 4.正文 5.无正文解释 6.附件解释 7.发文机关署名 8.成文日期 9.机关印章与领导人签署 10.注释或分外哀求解释）10部份。
1.公函标题。是对公函紧张内容准确、简要的概括和提示。由发文机关名称、公函主题（事由）和文种组成。
写法：A.省略发文机关名称。B.省略事由 C.机关名称和事由同时省略。
2.题注。是指对公函标题的注释解释。紧张用以注明法规性文件或经会议谈论通过的文件产生的法定程序与韶光等。
位置：位于公函标题之下，一行或多行居中书写，外用圆括号括入。
3.主送机关。指紧张受理公函的机关。也便是发文机关哀求对公函予以办理或答复的对方机关。
位置：位于正文之上公函标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写。
三种情形：A. 上级领导机关对下级发出的公函，其属下的下级机关单位都负有贯彻实行公函的任务。B. 下级机关务上级领导机关发出的请示或报告等上行公函，不管请示或报告的内容事变如何主要，都只有一个详细的主送机关。C.直接向社会"大众发布的公函，如公告等主送机关可以省略。
4.正文。是公函的主体部份，用来表达公函的详细内容，表示发文机关的意图，是公函的核心。
正文构造分：导语、正文主体、结束语三部份。
导语部份写作有：依据式、目的式、缘故原由式三种。
正文主体的写作哀求：略。P73
5.无正文解释。指由于篇幅所限，使公函生效标识（即题名、印章与成文日期）与正文不能同处在一个页面上而涌现分离状况时，为掩护公函的完全性而作的解释。
把稳两点：A.只限于文件的正文与文件的生效标识（发文机关题名、印章与成文日期）不能同处在一个页面上而涌现正文与生效分离的状况时。
B.“（此页无正文）”的标识位置应在发文机关题名的左上方第一行顶格书写。
6.附件解释。是用以解释附属在公函正件之后的有关文件材料的名称及件数的。（形式有：图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。）
位置：位于正文或无正文解释的左下方，公函生效标识之上，注明附件材料名称及件数。
7.发文机关署名。又称题名，是指在正文或附件解释之后署上制发该份公函的机关名称，亦即公函的法定作者。
位置：应在正文、无正文解释或附件之后，右下方另行书写，同正文之间应有一定间隙，以便用印。
把稳要点：A发文机关的名称必须用全称或规范化简称。
B.联合发文的机关名称都要写上，般以主理单位为先，然后依次排列。
8.成文日期。指文件形成的韶光。它是文件生效及日后查考的主要依据之一。（年、月、日要写全）
把稳事变：A.一样平常情形下，以领导人签发日期为准。
B.经会议谈论通过的公函，以会议通过的日期为准，并加括号写在公函标题的正下方。
C.法规、规章类文件以批准日期为准。
D.两个以上机关的联合行文，以末了一个签发机关的领导人的签发日期为准。
E.一样平常的日常事务性公函，如涉用具体事变的关照、通知布告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。
9.机关印章与领导人签署。机关印章是公函制发机关对文件生效卖力的凭据。领导人签署指发文机关领导人在公函的题名处，本人职务名后面签 字或盖章。
印章位置：在成文日期的上侧，哀求上不压正文，下要骑年盖月。
把稳要点：A.除会议纪要和印制有特定版头的普发性公函外，应该加盖印章
B.联合上报的造孽规性文件，由主理机关加盖印章。
C.联合下发的公函，联合发文机关都应该加盖印章。
生效标志：发文机关的署名、成文日期、机关印章与领导人签署统称为“文件生效标志”。
10.注释或分外哀求解释。用以解释公函中在其他区域不便解释的各种事变，如须要加以阐明的名词术语，或用于表示公函的阅读（传达）范围、利用方法等。
阅读（传达）范围：是指根据公函内容和事情须要所限定的公函发送的范围和规定公函的阅读工具。
位置：在成文日期的左下方，文尾部分主题词之上，用圆括号括入。
把稳情形：A.发给各省、自治区、直辖市党委、各大军区党委。只供各受文单位的党委常委（党组成员）以上干部阅读。
B.发至省、军级。省军级党员干部，以及中心或中心组织部批准按军级报酬及其他相称职务的党员干部，可阅读发至省、军级的中心文件。各正厅局级单位党委（党 组）的紧张卖力同道，可阅读有关的省军级中心文件。
C.发至地、师级。厅局级以上的党员干部可以阅读。
D.发至县、团级。县处级或相称级别以上的党员干部可以阅读。
E.发至县、团级并可登刊的文件，一样平常可以至基层党委或党支部。
F.公开拓表。以批准可在报刊、电台、电视台刊登、播发的文件，同内部印发的正试文件具有同等效力，应与正式文件一样依照实行。
（三）文尾部份：1.主题词 2.抄关机关 3.印发解释 4.页码（4项）。
1.主题词。指能够准确表达公函主题内容的规范化名词或名词性词组。
浸染：A.公函标注主题词，可以准确简要地概括文件的紧张内容。
B.公函标注主题词，可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速率有利提高全体机关的办事效率。（表现：快、准、全）。
C。公函标注主题词，有利于文书档案管理的规范人，系统化、科学化。
位置：位于注释或分外哀求解释左下方，文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。
1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公函主题表》共由15类1059个主题词组成，公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是种别词。第三层是类属词。
把稳事变：A.必须在公函主题词表中选用主题词。
B.公函主题词表中的种别标题不作主题词。
C.一公函件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二主题内容进行标引。
D.在公函上标注主题词，要直反响出该份公函所解释的问题或论述的事物。
E.主题词标引的顺序是先标种别词，再标类属词。
2.抄送机关。是指除主送机关以外的其他须要奉告公函内容的有关机关。
位置：位于主题词下方位置，用与图文区等长的横线与主题词隔开。
把稳原则：A.抄送要限于同文件内容有关，须要对方知道或者帮忙办理的机关，既不能滥报滥送，也不能漏报漏送。
B.向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关；向上级机关的报告，一样平常也不要抄送下级机关。
C.向下级机关的主要行文，可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。
D.在一样平常情形下，下级机关不得越级行文请、报告、也不得越级抄送文件。因分外情形必须越级行文者，应该抄送被越级的上级机关。
E.受又重领导的单位的请示、报告、应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。
3.印发解释。又称印制版记，是指文件制发（含翻印）情形的解释记载，包括文件发制发单位的名称、印发日期和负印制份数等。
印制单位：一样平常是各级机关的办公厅（室），利用全称或规范化简称。
印发韶光：是秘书部门起印文件的韶光，要完全写出年月日。
印制份数：是该份文件所印的数量。
位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制韶光，行尾空一个字。然后不才方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。
4.页码。是指公函每一张页的顺序编号。
位置：用阿拉伯数字标注在每页图文区下端。正面为单数，位于右下角： 反面为双数，位于左下角。没有图文区的页面不标页码。
方尾残缺：是指一份公函短缺文尾部份。
文尾错位：是指文尾的位置安排不当。
公函整体而构造有：单式构造和复式构造。
单式构造：是指一份公函由一个主件单独构成。
复式构造：A.一种是主件加附件。B.一种是转发件加被转发件（含印发、发布、批转等）。
第三节 公函的排版形式与装订哀求
1）.公函的排版形式
公函的排版形式：是指公函数据项目在文件版面上的标印格式，是指公函的外不雅观形式。
包括：公函版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。
1988年9月国家技能监督局发布的《国家机关公函格式》干系规定：
1.公函用纸的尺寸和规格。
16开型：长260mm、宽184mm.
国际A4：长297mm、宽210mm
2.公函的书写形式。
公函中的笔墨符号一律采取从上至下、自左向右横写横排（少数民族笔墨除外），正文笔墨的每行长度与图文区宽度相等。
3.字体字号 的选用。一样平常按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释解释等顺序依次从大到小地选用。
发文机关标识：推举利用 高X宽 22mmX15mm 黑变体字或初号宋体字。联合行文推举利用小初号体字。
公函大标题：推举利用二号宋体字。
小体题 ：推举利用三号宋体字。
秘密等级、缓急时限和各标记字符或其它重点句推举利用三号黑体字；主题词：推举利用三号宋体字。
公函的正文、主送机关、抄送机关、无正文解释、附件解释、发文机关、发笔墨号、成文日期、印发解释、注释或分外哀求解释等，采取三号或四号仿宋体字。
公函的标点符号：符合1990年3月修订发布的《标点符号用法》规定。
4.多层次构造的标识方法：
第一级用：一、二、三……
第二级用：（一）、（二）、（三）……
第三级用：1 、 2、3、……
第四级用：（1）、（2）、（3）……
2）.公函的装订哀求
公函一律左侧装订。采取线装、钉装或胶粘等的办法。
第四节 公函的稿本
1）公函的稿本：是指公函在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。
1.草稿。草稿是指内容和笔墨表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。
草稿的特点：尚未定型、非正式、无效力。
按照文稿的浸染和形成特点，可称为谈论稿、搜聚见地稿、修正稿、送审稿等。
2.定稿。是指草稿经由修正、审阅、并由领导人签发或者会议谈论正式通过的末了完成的定型文稿。
定稿与草稿的显著差异是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情形的记载。
2）.公函的文本
同一份文件，根据它们的不同用场，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件利用不同的笔墨就又成为不同的笔墨文本。
1.正本。根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。突出特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以实文件的效力。
2.副本。凡是根据公函正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。
浸染：紧张代替正本供传阅、参考和备查利用。
3.存本。公函的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。
存本与副本的差异：存本是不外发的，一样平常不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。
4.修订本。是指对付已经发布生效的文件，在衽一个期间往后，文件中的某些内容已不适宜当前的情形须要进行修正补充，这种重新予以修正补充再行发布的文本，称为修订本。
5.试行本、暂行本。文件的试行本、暂行本一样平常都因此试行、暂时、试行草案等字样标在公函标题中的文种的后面或前面。
6.各种笔墨文本。各种笔墨文本包括以下两层意思：第一是指我国少数民族自治地区，为便于事情，党政领导机关发文每每是同一份文件同时利用汉文文栈少数民族笔墨文本。第二是指外交事情中所利用的文件，每每有中文文本和外文文本。
第四章 公函的行文规范
第一节 公函的行文关系
公函行文规范的内容包括：行文关系、行文方向与办法以及行文规则三个方面。
公函的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公函往来关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和权益范围所确定的机关之间的文件授受关系。
1）.确定行文关系的基本原则
1.国家行政机关的从属关系和权益范围。
各级国家行政机关的行文关系，应根据各自的从属关系和权益范围来确定。地方各级政府服从国务院（中心公民政府）是我国各级行政机关行文关系的准则。
2.党的各级组织的行文关系，应根据各自的从属关系和权益范围来确定。下级服上级，全党服从中心是党的各级组织行文关系的基本准则。
2）.机关之间行文关系的划分
从党政机关的从属关系和权益范围来剖析，党政机关之间的各种行文关系大体上分为四类：
1.同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，高下级机关之间，构成领导与被领导的关系。
2.上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的辅导关系。
3.非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无高下级业务部门的辅导关系，它们仅仅是一样平常性关系，或称不相从属关系。
4.同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。
第二节 公函的行文方向与办法
1）下行文
下行文：是指上级领导机关或业务主管部门对报属下级机关或业务部门的一种行文。
三种行文办法：
1.逐级下行文。是指采纳逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文办法。
2.多级下行文。是指党政领导机关根据事情须要，同时下达几级机关的一种行文办法。
3.直达基层组织和群众的下行文。是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到公民群众的一种行文办法。
2）.上行文
上行文：是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。
三种行文办法：
1.逐级上行文。是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文办法。
2.多级上行文。是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高等的上级领导机关的一种行文办法。
3.越级上行文。是指在非常必要的时候，下级机关可以超越自己的直接上级领导机关，各更高一级的领导机关直至中心的一种行文办法。
3?平行文
平行文：是指同级机关、或不相从属的，没有领导与辅导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。
第三节 公函的行文规则
行文规则：是指机关行文必须遵守的详细规定或准则。
1.把稳从属关系，尊重机关权益
2.大力精减文件，严格掌握发文数量和范围
3.在一样平常情形下，党政机关不得越级行文
4.牵扯到几个部门的问题，部门之间要先协商同等或经上级裁决，然后向下行文
5.行文必须精确确定主送机关和抄送机关
6.主送机关与公函名称要相互呼应
7.关于联合行文问题（必须是同级）
8.关于“请示”的行文问题（一文一事）
9.关于各级党政机关办公厅（室）的下行文问题
（自己权益范围内和授权范围）
10.在报刊上发布的法规性公函，应视为正式公函依照实行
第五章 机关法定公函的写作（上）
第一节 命令（令）
1）.命令（令）概述
1.命令：简称令，是领导机关颁发的具有逼迫实行性子的指挥性公函。
2.适用范围：适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣告重大逼迫性行政方法；赏罚有关职员；撤消下级机关不适当的决定。（《办法》）
3.哪些领导机关有权发布命令？
一.中华公民共和国主席。
二.国务院。
三.国务院所属各部、各委员会。
四.县级以上各级公民政府。
五.乡、民族乡、镇的公民政府。
2）.命（令）的特点
1.威信性。（一主体、二内容）
2.指挥性。 3.逼迫性。
3）.命令（令）的类型
1.公布令。也可称发布令或颁布令，适用于国家公
布法律，国家行政机关发布根据法律制订的行政法规和规章。
2.行政令。是国家行政机关为实施重大逼迫性行政方法而发布的命令。
3.奖励令。是领导机关为褒奖有突出贡献的职员或集体而发布的命令。
4）.命令（令）的写作
1.必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令。
2.要把稳各种型命令写作的共同点和不同点。
命令的内容单一、一文一事，篇幅较短。
命令构造：由标题、编号、正文、签署四部分组成。
编号方法：一种是单独编号（央政府和国家首脑）；
另一种不是单独编号（地方政府）
A.公布令写法：解释公布什么法规，什么机关什么时候通过，什么韶光开始施行。
B.行政令写法：正文一样平常由命令起因、命令事变、实行哀求三部分组成。
C.奖励令写法：正文一样平常由前辈业绩、奖励内容、号召三部分组成。
3.措辞要准确、凝炼、持重、有力。
第二节 议案
1）.议案概述
1.议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级公民代表大会或其常务委员会，提请审议事变的建议性公函。
2.适用范围：是国家权力机关的有关机构及职员以及公民代表。
2）.议案的特点：
1.行文关系及办理程序的法定性。
2.行文内容的单一性和可行性。
3）.议案的类型
根据提出者身份的不同，议案可分为两大类：
1.由职能机构提出的方案。
2.由公民代表提出的议案。
职能机构：紧张指国家权力机构的办事或实行机构。如政府、审查院、法院、各专门委员会等。
4）.议案的写作：
1.提出的问题主要且已具备办理的条件。
2.要把稳提出的权限和时限。
3.要把稳行文格式息争决程序。
标题：由发起案人、议案内容、文种三部分组成。
正文：要解释提出议案的情由及详细内容。
议案的签署：提案人可以是机关，也可以是机关首脑。
议案审议表格：一样平常包括编号、案由、发起案人、议案内容、审议结果等部分。
第三节 决定 决议
（1）.决定
1）.决定：是党政机关对主要事变或重大行动作出决策和安排的辅导性公函。
2）.适用：对付主要事变或者重大行动作出决策和安排。
3）.决定的特点：
1.性子主要性 2.政策性强 3.有约束力
4）.决定的类型：
1.指挥型 2.个案型 3.知照型
5）.决定的写作：
1.标题：由决定机构、决定事由、文种三部分构成。
（标题下用括号标出决定的日期及由什么会议通过）
2.正文写法：
A.指挥型：一样平常由决定情由、决定事变、实行哀求三部分组成。
B.个案型：一样平常由个案事实剖析（即决定情由）、决定事变、期望哀求三部分组成。
C.知照型：只要把须要“广而奉告”的决定事变逐一列出即可。
3.决定的笔墨哀求准确、光鲜、简洁。
（2 ）决议
1）.决议：是经由领导机构主持如开的会议通过的对主要事变进行决策支配的辅导性文件。
2）.适用：用于经会议谈论通过的主要决策事变。
3）.决议的特点：
1.表达群体意志。 2.有威信性和约束力。
4）.决议的类型：
1.决策支配型 。 2.结果公布型。
5）决议与决定的异同：
相同点：都是下行的指挥性公函，在内容上方面靠近，侧重于对主要事变的决策；在笔墨表达方面，风格也同等，都哀求准确、光鲜、简洁。
不同点：1.形成的程序不完备一样。（决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由领导机构在权益范围内作出。）
2.内容的范围不尽相同。（决议多数针对全局性问题作出决策；决定既可办理全局性问题，也用以办理详细问题。）
3.发布形式略有不同。决议以会议名称发布；决定也可以会议名称发布，但多数以机关名称发布。）
第四节 指示 见地
（1）指示
1）.指示：是上级机关对下级机关辅导事情的公函。 2）.指示的特点：1.针对性 2.原则性
3）.指示的类型：
按照指示内容涉及的范围，可分：
1.涉及全局问题，带普遍性的指示。
2.涉及局部问题，带分外性的指示。
4）.指示的写作：
1.标题 ：一样平常由发文单位、事由、文种三部分组成。
2.正文：一样平常由指示根据、指示事变、实行哀求三部分组成。
指示根据：包括理论根据、政策根据、现实根据等。
（2）见地
1）.见地：是党政机关对主要事变揭橥的对事情有辅导性子的文件。
2）.见地的类型：
1.直接辅导型。2.批转实行型。
3）.见地的写作：
把稳内的政策性、原则性，对下级的哀求要明确详细，表达条理要清晰。
1.标题：一样平常也是发文单位加事由加文种。但如经上级机构批转或转发，则上级多数用“关照”的形式下达，而将“见地”全文附在后面。
2.正文：一样平常根据见地的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多数是提出见地的现实依据。后面部分则是对事情的详细哀求及履行的细则、步骤、方法等。见地的内容，要原则而不空洞，详细而不琐细，要让下级知道怎么做，但又不致束缚下级的创造性。
第六章 机关法定公函的写作 （中）
第五节 公告 通知布告 公报
（1）.公告 通知布告
1）.公告、通知布告概述
公告：是机关、团体向公众年夜众宣告主要事变的关照性文件。
通知布告：是机关、团体在一定范围内公布事变的奉告性文件。
2）.公告、通知布告的特点和差异
二者的共同点：1.发布的公开性；2.事变的主要性；3.操作的严明性。
二者的不同点：1.相对而言，公告涉及的范围广，通知布告涉及范围小。（公告常日通过新闻媒体向全天下发发布，范围没有限定；而通知布告既可以通过新闻媒体发布，也可以只在一定的范围张贴公布）。2.一样平常公告公布的，都是比较重大的事情；通知布告公布的，则次于公告。
3）.公告、通知布告的类型：
按其内容的性子，都可以分为两大类：
1.涉及法定长事变的公告、通知布告
2.知照性公告、通知布告
4）公告、通知布告的写作：
1.符合权限， 一事一告。 2.内容明确， 语气持重。
3.把稳格式。
公告、通知布告标题的四种形式：
1.发文单位加事由加文种；2.发文单位加文种
3.事由加文种 ；4.只有文种名称
署名和日期：一样平常放在全文末了的右下方。
（2）.公报
1）.公报概述：是公开拓布主要决定或重大事宜的奉告性文件。
2）.公报和类型：
1.会议公报：一样平常用以公布党的主要会议召开的情形及会议所作的决定。
2.统计公报：发布国民经济和社会发展各方面情形的统计数字。
3.外交公报：涉及两个或两个以上国家确当局、政党、团体等在会议或交往后揭橥的文件。
3）.公报的写作：
1.会议公报因发布目的不同而有不同的定法。
（公布会议结果 ；传达会议精神）
2.统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布。
3.外交公报涉及对外关系，其发布应遵照法定的审批手续和路子。
4）.公报的特点，及与公告的差异：
公报的特点有：
1.内容的公开性与主要性；2.发布机关的威信性。
公报与公告的差异有：
1.从发布的机关来说，党的领导机关多用公报，政府机关多用公告；
2.从内容来说，宣告单独事宜多用公告。发布会议情形、会谈情形、统计情形等多用公报。宣告要有关职员遵守的法定事变，用公告而不用公报。
5）发布统计公报时要把稳的事变：
1.统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布， 任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。
2.统计公报以发布各种数据为主，其内容一定要科学、准确。
3.涉及国家机密的统计数字，不得在公报中发布。
第六节 关照
1）.关照：是向特定受文工具奉告或转达有关事变或文件，让工具知道或实行有公函。
2）.关照的类型：
根据适用范围的不同，可以分为六大类：
1.发布性关照：用于发布行政规章制度及党内规章制度。
2.批转性关照：用于上级机关批转下级机关的公函，给所属职员，让他们周知或实行。
3.转发性关照：用于转发上级机关和不相从属的机关的公函给所属职员，让他们周知或实行。
4.指示性关照：用于上级机关指示下级机关如何开展事情。
5.任免性关照：用于任免和聘任干部。
6.事务性关照：用于处理日常事情中带事务性的事情，常把有关信息或哀求用关照的形式传达给有关机构或群众。
3）.关照的写作：
1.标题：“多用发文单位加文种”或“事由加文种”两种形式。
2.正文：不同类型有不同写法。
A.发布性关照：正文比较简短，只要写明发布什么规章，请贯彻实行就行了。
B.批转性、转发性关照：大略的写明批转、转发什么文件，请贯彻实行就行了。
C.请示性关照：写法相比拟较繁芜。大凡指示下级做一件事情，应把事情来由、事情内容、事情哀求三方面讲清楚。指示性关照正文框架：先用一段或几段解释为什么要做这件事情，相称于弁言；事情内容和事情哀求一样平常结合起来写，内容多的要分条列出；末了一段或一条相称于小结，对受文单位提出总的哀求和希望。
D.任免性关照：一样平常只要写明什么权力机构任命或免去什么人担当什么职务就行了。
E.事务性关照：只要把须要周知或实行的事写清楚就行。
3.其他事变：关照一样平常在正文之前左上角写受文机关，在正文之后的右下角写发文机关和发文日期。
第七节 通报
1）.通报：是在一定范围内表彰前辈、批评缺点、传达事变的奉告性文。
2）.通报的特点：1.周知性 2.辅导性。
3）.通报的类型：
根据通报承担的任务，可以分为三类：
1.表彰前辈型：用于表彰个体或集体 的前辈人物，公布他们的业绩，宣告给他们的褒奖，剖析他们的前辈思想，指出该当向他们学习什么。
2.批评缺点型：用于批评犯缺点的个人或群体，公布他们的缺点事实，宣告给他们什么处罚，剖析缺点的性子，指明该当吸取的教训。
3.传达事变型：用于将领导节制的精神或情形传达给下属，以便在开展事情、处理问题时能做到心中有数。
4）.通报的写作：
1.标题：“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”。
2.署名和日期： 般放在正文之后的右下角
3.受文者名称：放在正文之前的左上角。
4正文：不同类型有不同写法。
A.表彰前辈型：一样平常按先容前辈业绩、宣告表彰决定、剖析前辈思想、指明如何向前辈学习四个步骤。
B.批评缺点型：应把批评根据、缺点事实、处罚决定、缺点性子、善后办法五个方面写清楚。
C.传达事变型：一样平常由两部分组成：一部分是通报事变的情形或者精神，包括对事变的剖析，如它的性子、主要性等等；另一部分是对下属或群众的哀求、希望。第二部分要不要或者要多少，视实际须要决定。
第七章 机关法定公函的写作 （下）
第八节 报告
1）.报告：是下级机关向上级机关申报请示事情情形的陈述性公函。
2）.报告的特点：1.陈述性 2.有主见
3）.报告的类型：
1.按照内容涉及的范围可分：1.综合报告 2.专题报告。
2.按照行文目的的不同分：1.呈报性报告 2.呈转性报告
4）.报告的写作：
1.陈述问题要清楚扼要。2.表达不雅观点要精练清晰。
3.措辞要简洁朴实。
标题多由“事由加文种”形式。正文之前写受文单位；正文之后署发文单位和日期。
第九节 请示
1).请示：是下级机关向上级机关要求指示或批准的报请性公函。
2）.请示的特点：
1.超前性：请示必须是在办事之前。
2.解释性：请示的目的在向上级解释情形，要求帮助。
3.单一性：必须“一文一事”。
3）.请示的类型：
根据行文目的的不同，可分三大类：
1.要求批准类；2.要求帮助类；3.要求批转类。
4）.请示的写作：
1.要遵守行文规则。
A.请示应该一文一事。
B.请示一样平常只写一个主送机关，如须要同时送其他机关，应该用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。
C.一样平常不得越级请示，因分外情形必须越级请示时，应该抄送被超越的上级机关。
D.受理双重领导的机关向上级机关请示，应该写明主送机关和抄送机关，由主送机关卖力答复。
2情由要充分、哀求要合理。
3.格式要精确，措辞要得体。
标题：一样平常用“事由加文种”形式。
正文：多数按请示情由、请示事变、结束语的顺序写。
正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。
第十节 批复
1）批复：是答复下级机关请示事变的指示性公函。
2）.批复的特点：
1.针对性：针对“请示”这一文种，针对请示的机关，针对请示的问题。
2.辅导性：批复针对请示表态或揭橥见地，对下级的事情有辅导、规范浸染，下级不能违背上级的批复。
3）.批复的类型：会对请示的内容紧张是要求批准和请示帮助两个方面，批复可分为两类：
1.表态性批复：紧张是答复要求批准类的要求，或赞许、或不同意。赞许的不必说情由，不同意的一样平常略说情由。
2.请示性批复：针对下级要求的事变或者提出的问题，提出处理意思，带有辅导下级事情的性子。
4）.批复的写作：
1.要先回答后批复。2.态度要光鲜，说话要明确。
3.要及时批复。
第十一节 函
1）.函：是机关之间办理日常公务的交往性公函。
2）函的特点：1.形式灵巧，活动性强。2.务实性强。
3）.的类型：根据内容性子，大体可分为四类：
1.商洽函：用于机关之间商洽事情、谈论问题。
2.问复函：用于机关之间提出讯问和答复讯问。
3.请准函：用于向没有从属关系的有关主管部门要求批准。
4.知照函：用于把自己统领范围的事变见告有关的机构。
4）.函的写作：
1.一事一函，直陈其事。2.措辞要平实、亲切、自然。
第十二节 会议纪要
1）.会议纪要：是记载会议情形和精神用以公布或传达的纪实性文件。
2）.会议纪要的特点：
1.纪要性：把会议的紧张精神制定条约定事变，经归纳整理。表述出来，而不涉及会议的一样平常过程，议而未决的事变。
2.约束性：反响统一精神制定条约定事变的会议纪要，对与会者和有关职员，具有约束力。
3.知照型：公开拓表或内部互换的会议纪要，可以让群众或有关职员理解会议情形。
3）.会议纪要类型：
根据会议的性子和拟写会议纪要的目的，可分三大类：
1.决议性会议纪要 2.协议性会议纪要 3.研讨性会议纪要
4）.会议纪要的写作：
1.会议纪要一样平常是在会议结束后起草的，经主管领导人具名赞许才算定稿。
2.会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可以省去“会议”二字。
3.会议纪要的正文一样平常分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。
A.会议概况：先容开会韶光、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。
B.会议内容：是正文的紧张部分，先容会议谈论和决定的紧张事变。写作哀求：不雅观点光鲜、主题突出、内容充足，不可涌现主要罅漏。写法：a.综合归纳法：是把会议紧张内容归纳为几个问题或几个方面，并逐个加以阐述。b.分项列举法：多见于谈论详细事情的会议的精神，一样平常是把今后要做的事情逐条列出。
C.结束语：是正文的小结，每每对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和哀求。
4.会议纪要由会议主持机关撰写，可以在末了署机关名称和撰写日期。也可只在正文中写出主持机关，不其余署名。
第十三节 条列 规定
（1）.条例概述
1）.条例：是由党政领导机关制订和发布的系统规范某一方面事情、活动、行为等的法规性公函。
2）.条例的类型：根据制订、发布条列的机关的不同，条列可分三类：
1.党的中心计心情关制订的条例：知用于规范全党的事情、活动和党员行为。
2.国家行政机关制订的条例：适用于规范全国性的某一方面的事情。
3.地方权力机关制订的条例：适用于规范地方某一方面的事情。
（2）规定概述
1）.规定：是各级党政机关、社会团体、企奇迹单位规范某方面事情的规章性公函。
2）.规定类型：根据发布机关和实际浸染的不同，分三种
1.党内规定：由党的中心计心情关制订，适用于对党内某一方面的事情作出的规定。
2.法规性规定定：由有条件制订法规的机构制订，适用于对某一方面的行政事情或某个地方的某项事情作出的规定。
3.一样平常性规定：机关团体对某些事情作出的详细规定，不属法规性子，但在一定范围内的规范浸染。
（3）.条例和规定的写作
1.草拟条例和规定要遵照下例原则：
A.坚持四项基本原则，为改革、开放、搞活和社会主义当代化培植做事；
B.符合宪法和法律，符合党和国家的路线、方针、政策。
C.从实际出发，实事求事。
D.贯彻民主集中制，充分发扬民主。
2.起草条例和规定，应该对现行内容相同的法规进行清理，如果现行的法规将被起草的法规所代替，必须在草案中写明予以予破除。
3.条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。
4.措辞要准确、严密。
其他：A.条例和规定在党的机关系统，可以作为正式公函单独行文；在行政系统，不能单独行文，只能以“令”、“决定”或“关照”的形式发布，和它们同时行文。
B.作为党的系统，只有党的中心组织才能制订和发布条例；作为国家行政系统，适用于全国范围的条例，只有国务院或国务院批准的主管部门才可以制订和发布。
第八章 机关其他常用文书的写作 （上）
第一节 规章类文书
1）.规章类文书概述
1.规章类文书是规范事情、活动、行为等的法规、规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企业奇迹单位及组织机构。
2.规章类文书包括：条例、规定、办法、履行细则、章程、规则、守则、制度、公约等文种。
3.规章类文书的特点：
A.内容的规范性：是指规章类文书是为了规范特定例模、特定方面的事情、活动、行为而制订的，它是办事的准则、活动的依据、行为的规范。
B.实行的逼迫性：是指规章制度一经确定并公布履行，有关职员就必须遵守、不能有分外例外者，不能任意阐明或变通 。
C.制订的程序性：是指规章类文书从草拟、确定到公布履行，应按一定的程序进行。
2）.规章类文书的写作
1.办法：对某一项行政事情作出比较详细墓娑ā?br>办法的内容应：详细、全面、便于操作。多条款形式。
2.履行细则：是履行法律、法规的眇小规则，它多数是主管总门针对履行法律、法规时已经或者可能涌现的各类问题而制订的规则。目的是加强法律、法规的可操作性，担保法律、法规的顺利履行。
履行细则与法律、法规的联系和差异：
差异为：法律、法规必须概括；履行细则必须详细，便于操作。联系为：履行细则的内容必须和法律、法规的有关条款相对应。
写法：一样平常也是“章条式”或“条款式”，但每一条必须解释是哪个法律或法规的履行细则。
3.章程：是一定组织机构制订的确定组织原则或办事原则的规章类文书。
章程的种类：
A.组织章程：系统阐明一个组织的性子、宗旨、任务、成员、机构、活动办法、经费来源等。
B.办事章程：是为相识决某项事情而制订的规章制度。
章程的形式：“章条式”或“条款式”。
4.守则：是特定例模的全体成员必须遵守的行为准则。
写作哀求：简短、精练、易记。
第二节 操持类文书
1）.操持类文书概述
1.操持类文书：是指机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段事情的设计和安排。
2.操持类文书包括：方案、纲要、操持、安排等文种。
3.操持类文书的浸染：
首先是下情上达：下级机关通过上报事情操持，可以得到上级机关的辅导和帮助，减少完成操持过程中的困难。有些事情超出本身权限的，更须要上级机关批准后才能履行。
其次是上情下达：上级机关把自己的事情操持见告下级机关，可以起宏不雅观调控的浸染，使下级机关能根据全局的操持，安排好自己那部分事情。
再便是统一步调：机关单位通过对本单位事情操持的谈论和制订，可以使全体成员思想统一、步调同等，共同为完成操持贡献自己的力量。
2）.操持类文书的特点：
1.目标的前瞻性。2.操作的预想性。
3）.操持类文书的类型
根据完成期限、内容侧重、详细浸染的不同，分三大类
1.方案类：实现目标的期限较长，每每是五年以上。内容侧重在事情的辅导方针、努力方向，事情的履行步骤和主要方法等。浸染紧张是针对全局事情作略性、方向性的规定，以辅导局部的、短期的各项事情。文种名称常 用方案、发展方案、远景方案、纲要、发展纲要等。
2.操持类：实现目标的期限较方案短，以年度操持和一年以内的短期操持为多。
3.按排类：指较短韶光段内对事情的详细安排。
4）.操持类文书的写作
1.剖析情形要负责细致。一定要吃透三方面情形：
一是大环境的形势及哀求：包括全国、本地区、本系统的发展形势及对本单位提出的哀求；
二是主不雅观条件，指本身人力、物力、财力情形及可挖掘潜力；
三是客不雅观条件，指上级和其他部门可能给予的的帮助。
2.确定目标要实事求是。
3.方法步骤要切实可行。
4.条款要分明，措辞要简洁。
标题 ：由机关名称、适用韶光、内容种别、文种名称四部分组成。
正文格式：多用”条款式”或“表格式”。
一个完全操持包括：现状剖析、目标和任务、紧张方法、履行步骤、实行哀求等部分。
第三节 总结
1）总结概述
1.总结：是机关团体在履行操持或完成任务之后，对已做事情进行概括及评估的文书。
2.总结与操持关系：总结和操持是相对应的：操持是事情之前拟定，用以辅导事情；总结是事情之后进行，用以检讨操持完成情形，认识操持实行过程中的履历教训，目的是提高实行者的水平，以利今后的事情。
3.总结的浸染：下情上达和提高自身。
2）.总结的特点
1.回顾性：总结的内容是回顾已经做过的事情。
2.履历性：从事情中引出履历教训，为往后的事情提拱借鉴。
3）.总结的类型：从内容的涵盖来分，可分两种：
1.综合性总结：是关系全局的总结，内容涉及多方面的事情。
2.专题性总结：只就一个方面、一项事情，乃至一个问题进行总结，内容比较单一。
4）.总结的写作
1.回顾事情情形要实事求是。
2.总结履历教训要着眼未来。
3.大纲要清晰，文风要平实。
标题：常见有单行标题和双行标题两类。
正文：两种写法
A.“分层展开式”：是一种纵式构造，其内容和排列顺序常日是这样的：总体概括、紧张成绩及做法、存在问题、履历教训、今后努力方向五层内容。
B.“大纲带动式”：是一种横式构造，采取夹叙夹议的写法，以议论为大纲，带动详细材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。
第四节 调查报告
1）.调查报告概述
1.调查报告：是针对现实中发生的较主要的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。
2.调查报告的浸染：紧张是供应真实的社会情形，为制订政策、贯彻政策、鼓吹前辈、戳穿惨淡、办理事情中的疑难问题报务。
2）.调查报告的特点：
1.针对性：即调查报告写作的目的很明确，都是针对一定的现实问题定的。
2.纪实性：调查报告的紧张任务是供应与要办理的问题有关的事实，是真实的、确切的材料。
三种须要写调查报告的情形：
一是社会普遍关注或须要引起社会关注的问题的调查，写成后供媒体揭橥；
二是为领导主要决策做事的有关情形和信息的调查， 写成后供领导参考；
三是为办理较繁芜问题做事的专题调查，写成后供有关职员参考。
3）.调查报告的类型：根据调查报告的性子和浸染分：
1.新闻性调查报告 2.政务性调查报告 3.个案性调查报告
4）.调查报告的写作：
1.深入细致、客不雅观公道的调查是写好调查报告的条件。
2.环绕问题展示主要的、范例的材料是调查报告的紧张任务。
3.调查报告的格式
标题：有公函式标题和新闻式标题两种形式。
A.公函式标题：“工具加内容加文种”、“工具加文种”、“内容加文种”三种形式。
B.新闻标题：有单行和双行两种。单行的形式有：直陈式、提问式、结论式等。双行的一样平常是正标题点明主题或提出问题，副标题解释调查工具、内容等。
正文：一样平常分序言、主体、结尾三个部分 。
第九章 机关其他常用文书的写作 （下）
第五节 讲话类文书
1）.讲话类文书概述
讲话类文书：便是人们在各种特特定的场合发言时依据的各种文稿的总称。
2）.根据讲话的场合及主旨的不同，可分为三类：
1.讲话稿：是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。
2.开幕词、闭幕词。
3.欢迎词、欢送词、报答词。
3）.讲话类文书的特点：
1.口头性 2.直接性 3.针对性 4.情绪性
4）.讲话类文书的写作
都由开头、主体、结尾三部分组成。
5）.讲话类文书的写作哀求：
1.主题要光鲜、集中。
2.材料要真实、新颖。
3.布局要清晰、紧凑。
4.措辞要明白、生动。
第六节 记录类文书
（1）.记录类文书概述
1.记录类文书：是指如实记录有关内容而形成有公务文书。
（2）.记录类文书包括：
1.会议记录：是指如实记载有关会议基本情形和紧张内容的文书。
2.电话记录：是在用电话处理公务时，记载有关通话内容的文书。
3.接待记录：是指在接待群众来访时，记载有关接待内容的文书。
4.大事记：是将本机关本部门事情的重大公务活动或重大事宜按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。具有客不雅观、准确、系统、可信的特点。
（2）.记录类文书的特点
1.内容的纪实性。2.材料的直接性。3.措辞的实录性。
（3）.记录类文书的写作
1）.会议记录的写作格式及写作哀求
1.会议组织情形：
应写明会议名称、届数、起止韶光、地点、出席、列席、缺席人数和姓名以及缺席缘故原由，主持人和记录人的姓名，会议紧张议题等。
2.会议的议题制定条约程
3.会议的进程和内容
4.必要手续：每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读，创造造诣或遗漏应立即更正或补充，然后由会议主持人和记录人在记录后边具名，并注明本次记录的总页数。
5..会议记录一样平常要做到如下几点：略。P260
2）.电话记录的写作格式及定价写作哀求：
一样平常有发出电话记录和吸收电话记录表格填写。
1.吸收电话记录一样平常应包括：吸收韶光、来电话单位和来电话人，注明其姓名、职务等身份等情形；来电话内容；处理结果，即将电话记录交有关职员处理的情形，此项内容在受话完毕后才能填写；接电话人姓名，必要时写明职务。
2.发出电话记录一样平常该当包括：发电韶光；发往机关；发电话人（姓名、职务）；接电话人（姓名、职务）；发电话事由。
3.作电话记录要把稳以下哀求：略。P261
3）.接等记录的写作哀求：
1.接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情形、反响的问题及哀求、接待人姓名、韶光以及办理结果等项。
2.接待记录的写作哀求基本同于会议记录和电话记录。
4）.大事记的写作格式及写作哀求
1.大事记的写作一样平常包括：
标题：一样平常由机关名称及内容加“大事记”构成。
开头：用于解释编写目的、意义、体例及时限等。
正文：由韶光和记事两部分构成。按年月日排序。
结尾：用于解释材料的真实性和利用、处理等事变。
2.大事记的写作哀求：
A.要记述“大”事。大事不漏，小事不记。
B.要客不雅观真实。C.要言简意赅。
第七节 简报类文书
1）.简报类文书概述
1.简报：便是简明扼要的书面报告。
2.简报类文书：是用于申报请示事情、反响问题、互换履历、沟通情形、推动事情展开的一种简短的、择要性的信息载体。
2）.简报类文书的类型
1.会议简报：即专门宣布、互换有关主要会议的内容和情形的简报。
2.事情简报：便是反响本部门、本系统各方面事情情形的简报。
3）.简报类文书的特点：
1.简。便是简报在笔墨上要简明扼要。
2.快。便是说编发简报要迅速及时。
3.新。便是说立意要新、内容要新。
4）.简报类文书写作：
1.简报类文书的写作格式：
一样平常由报头、主题、报尾三部分组成。
报头：简报的一个突出特点便是有独特的报头。
主体：主体一样平常由按语、标题和正文组成。
标题：拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。
报尾：正文写完之后，用一条黑线将主体部份与报尾部隔开，在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数。
2.简报类文书的写作哀求
A.内容要真实、确切。 B.篇幅要短小。C.针对性、辅导性要强。
第八节 建议类文书
（1）.建议类文书概述
1.建议类文书：因此书面形式提出建议、见地的一类公务文书。
2.建议类分文书的分类：议案、提案、建议三种。
A.提案 ：是指提请机关或一定组织的会议谈论、处理的见地或建议的文书。
B.建议：是组织、单位或个人对某项事情、某项活动或某方面的问题提出培植性的见地、建议时利用的文书。
（2）.建议类文书的特点
1.建议性 。2.说理性。 3.委婉性。
（3）.建议类文书的写作
1）.提案的写作格式与写作哀求
1..提案的写作一样平常包括：
A.标题。写明XXX单位XXX会议第X号提案。
B.案由。此部份简明扼要地写明提案的内容。
C.提案人。在“案由”下方，定上提案人的姓名。
D.情由。情由要解释提出建议或见地的缘故原由。
E.办法。写明办理问题的办法和方法。
F.日期。在正文的右下方，署上提案所写的韶光。
2.提案的写作哀求：
A.熟习同提案有关的情形。
B.把稳差异提案同一般文章的行文格式。为能干起见，分别把“案由”、“提案人”、“情由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头。
2）建议的写作格式及写作哀求
1.建议的写作格式：由标题、称谓、正文和题名组成。
A.标题。有三种写法：一是直接写“建议”或“建议书”；二是在其之前加上建议或倡议的紧张内容，有时还加上建议单位名称；三是采取文章标题写法。
B.称谓。即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。
C.正文。一样平常由序言、主体和结语组成。序言写建议的背景、缘故原由、目的等；主体写建议的详细事变。结语写希望、哀求等。
D.题名。写建议者个人、集体或单位名称，并注明年月日。
2.建议的写作哀求：
A.把握分寸要适度。B.所列内容要详细。3.表达措辞要精髓精辟。
第十章 公函处理事情
第一节 公函处理事情概述
1）什么是公函处理事情：广义上说，公函处理事情便是利用科学的原则、程序和方法对机关公函的拟制、办理、管理以级立卷归档所进行的一系列衔接有序的事情。
广义可以从以下几个方面来理解：
1.从发文阶段来说：从思想不雅观点的酝酿、材料的网络与整理、笔墨起草与讨修正、审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。
2.从收文阶段来说，从来文的签收、登记、分法、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复等，也必须经历一系列处理环节。
3.从公函的管理来说，机关秘书部门应该切实做好公函的管理事情，既要充分发挥公函的效用，又要有利于公函的保密，还必须建立一系列管理环节。
4.从公函的立卷归档阶段来说，公函在处理完毕往后，人们还要将个中对今后的机关的机关事情活动仍旧具有一定查考利用代价的文件，进一步整理立卷，进行归档保存，必须经历一系列的处理环节。
狭义方面来说：紧张是指机关内文书事情职员所承担的公函的收发、登记、催办、整理与保管等方面的详细事情。
2）公函处理事情的特点：
1.政治性。是指机关的公函的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻实行。
2.时限性。是指公函处理事情中，韶光上的限定性哀求是非常严格的。
3.机要性。是指公函处理所涉及的一些文件的内容具有不同程序的机密性，以及文书事情岗位的主要性。
4.规范性。是指公函在形成、办理、管理和立卷归档的过程中，必须遵照统一的规范。
3）.公函处理事情的浸染：
公函处理工为难刁难机关事情职员所起的浸染紧张表现在：
1.助手浸染。在机关内部，公函处理事情是机关领导人和业务事情者不可或缺的助手。
2.纽带浸染。任何一个机关，都不能孤立地存在，都有高下旁边的机关与之发生各种各样的联系。
3.查考浸染。个中一部分按规定移交档案管，作为长期或永久保存，以备日后查考之用。
第二节 公函处理事情的任务与组织
（1）.公函处理事情的基本任务：科学地组织机关的文书事情，及时准确在处理机关的往来公函，有条理地、安全地运转公函，完全地保管公函，精确地发挥公函的浸染，有效地推进机关事情，为机关领导事情做事，为社会主义当代化培植做事。
基本任务的紧张内容包括以下几个方面：
1.文件的收发、登记和分类；
2.文件的拟办、批办、承办和催办；
3.文件的撰写、校核、签发、缮印、校正和用印；
4.会议、申报请示、电话的记录和整理；
5.文件材料的平时归卷、供应借阅与保管；
6.文件材料的系统整理、编目和归档事情；
7.处理群众来信；
8.为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书事情的任务。
（2）公函处理事情的组织：
1）.公函处理事情的组织机构：
1.对付一些较大的机关来说。可考虑设立专门的机构，归机关的办公厅（室）领导。
2.对付一些较小的机关，或者基层单位来说。 一样平常只在办公室设一两个专职或者兼职的文书事情职员也就够了。
3.对付一些企业单位来说。大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公函处理事情机构；小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书事情职员就行了。
文书处理部门：公函处理事情的紧张部分由机关的办公厅（室）卖力，其下边可以设立文书处（室）、信访处（室）、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等公函处理机构。
2）.公函处理事情的组织领导
1.从全国来说，由中心办公厅、国务院办公厅分别卖力领导和辅导党和政府系统的文书事情。
2.从一个机关来说，它的公函处理事情由本机关的秘书长或办公室主任卖力领导。其紧张职责是：
A.对本机关公函处理事情的任务和公函处理的组织事情，提出全面的事情操持和履行方案。
B.总结机关及其所属单位公函处理事情的经驸，推广前辈范例，创造问题，及时纠正，并提出改进的见地和办法。
C.设计文书规格，促进机关公函处理事情的规范化、标准化，组织印制机关公函规范化、标准化须要的公函表格、公函版头，公函稿纸、公函处理签等，并组织购置公函处理事情所须要的设备。
D.辅导、帮助机关部门专职、兼职文书职员的业务事情。
E.制订机关公函处理事情规范、规章制度， 并对实行情形进行检讨、监督和折衷。
3.从高下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅（室）负有卖力对其所属的机关、单位的文书处理事情进行业务辅导。
4.从机关紧张 业务职能部门来说，机关的业务职能部门可责成一名秘书分工卖力本部门、本单位的公函处理事情。其紧张职责是：
A.卖力本部门、本单位同机关办公厅（室）、档案室的联系，在本部门、本单位传达、贯彻有关公函处理事情事变。
B.在本部门、本单位卖力人的领导下，全面卖力本部门、本单位公函处理事情组织，对本部门、本单位的公函处理事情的质量、效率和效益、进行检讨、总结，学习前辈履历，创造问题，及时纠正。
C.拾遗补缺，卖力做好本部门、本单位公函处理事情中他人遗忘、不严密、应该补做的事情。
5.对机关档案部门来说。机关档案部门所开展的业务事情和公函处理事情具有密切的关系，它对机关的公函处理事情也负有一定的辅导任务。其紧张职责是：
A.协组机关办公厅（室）在公函立卷、归档等业务方面。对机关各部门的文书事情职员进行帮组和辅导。
B.同机关办公厅（室）以及其他公函处理部门共同制订对本机关的公函处理事情、公函立卷及归档事情等方面的规章制度。
C.从有利于开展档案事情的角度，对本机关的公函处理事情提出合理的建议。
3）.公函处理事情的组织形式：是指一个机关如何和安排公函处理的各个环节。也便是说，一个机关到底采纳什么样的合理事情形式，对机关内公函处理事情作出科学的、有效的组织安排，这是关系到能否提高公函处理事情效率的主要组织方法和担保。
1.公函处理事情组织形式的类型：
A.集中形式。它是指在一个机关内，除了文件的承办处，公函处理的各个环节都集中在机关的中央机构，亦即办公室来进行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系，而各业务部门一样平常就不再设立公函处理机构或者专职、兼职的文书事情职员。
B.公工形式。它是指将一个机关的公函处理事情分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公函处理部门或专职、兼职文书事情职员分工卖力进行。其分工又大体有以下两种情形：a.按文件内容和职责分工。b.按公函处理的不同环节分工。
2.公函处理事情组织形式的选择。
应根据各机关的实际情形而定，以能及时、准确地处理公函，提高机关事情效率和方便事情为原则。
常日要结合考虑以下几种情形：
A.机关的事情性子、任务和权益范围。
B.机关内部组织机构设置的层次、数量。
C.机关收发文件数量的多少。
D.机关办公驻地是集中还是分散以及间隔远近。
E.机关事情职员的数目和机关文书事情职员的配备等。
小机关适用：集中形式。
中等机关：视情形而定。
大机关采取：分工处理的形式。
第三节 公函处理事情的原则与哀求
1）公函处理事情的基本原则：公函处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按照行文哀求和公函处理规定进行的原则。
2）.公函处理事情的详细哀求：
1.公函处理必须准确、周密、确保质量。
2.公函处理必须及时、迅速、看重时效。
3.公函处理必须做到安全可靠，确保机密。
4.公函处理必须加强集中统一管理。
5.公函处理必须坚持实事求是，遵规守纪，按行文机关哀求和公函处理规定进行。
6.精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义。
第十一章 公函办理程序
第一节 公函办理程序概述
（1）公函办理程序：便是指公函在机关内部形成到运转处理所必须经由的一系列环节。
（2）公函办理示意图：略。P305
第二节 收文办理程序
收文：是指机关文书部门收进行外文单位发来的文件材料。
收文办理：是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。
过程包括：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。分述如下：
（1）.签收、拆封和登记
1）.签收。是指收到文件材料后，收件人在对方的公函投递单或送文簿上具名，以明确交卸双方的任务，担保公函运转的安全可靠。
机关的收文紧张有三个来源：
一是机要交通送来的机要件；
二是邮局送来的登记函件和电报；
三是外机关和部门直接送来的文件材料。
对照公函投递单或送文登记簿负责清点，做到四查清：
1.查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；
2.查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否同等；
3.查清文件封口是否破损，包装是否稳定，如创造有散包、破封、密封条被拆等情形，应及时追查缘故原由；
4.查清文件的登记件数与实有件数是否符合。
2）.拆封。
1.对付写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。
2.密件则应交机要文书或机要室拆封。
3）.登记。便是将须要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，经保正文件的收受和处理。
公函登记的浸染紧张有：
1.便于管理和保护文件，防止积压和丢失；
2.便于检讨和检索文件；
3.便于文件的统计和催办事情；
4.作为核对与交卸文件的凭据。
公函登记的详细范围：
1.高下级机关文件。包括辅导性、参阅性和须要办理的文件；
2.下级机关文件。包括请示、报告性文件；
3.主要的带有密级的刊物、资料；
4.其他机关商洽问题和须要答复的文件；
5.上级机关召开会议印发的会议文件材料。
不必登记的材料和文件：
1.各种公开的和内部不保密的出版物；
2.一样平常的公开信和不应拆的私人信件；
3.已被综合性文件包括的文件材料；
4.行政事务性的关照、便函、先容信和请柬等；
5.领导“亲收”、“亲启”件，这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。
外收发文登记项目包括：收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。（外收发利用的《收文登记簿》P308）
内收发的收文登记紧张项目应包括：收文顺序号、收到日期、来文机关、来笔墨号、标题或摘由、密级、份数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。
收文登记的形式：薄册式、联单式、卡片式 。（详细拜会：P309-313)
（2）.分发和传阅
1.分发。亦称分办，是指文书职员在文件拆封登记往后，按照文件的内容、性子息争决哀求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办职员阅办。
分发的原则和详细哀求是：5点。略。P314
2.传阅。是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，须要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书职员组织在他们中间通报和阅读。
属于传阅件之列的紧张包括：
1.上级机关的辅导性文件或主要会议文件；
2.须要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的须要会签的文件等；
3.机关领导在文件上有主要指挥，需其他领导同道和部门阅知阅办的文件。
传 阅文件应该把稳的问题：
1.传阅的顺序，一样平常应先送给机关的紧张领导、主管卖力人和主管业务部门阅读，然后送其他有关须要阅知的工具；
2.传阅文件应以文书职员为中央进行通报，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”；
3.在传阅过程中或传阅完毕后，文书职员要及时对文件进行检讨，创造有领导指挥时，要按指挥见地进行处理；
4.每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读职员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。（《文件传阅单》和《阅读关照》见P316）
（3）.拟办、批办与承办
1）.拟办。是指对来文的处理提出初步的见地，供领导人批办时参考。
做好拟办事情，要做到以下几点：
1.拟办之前，要负责研究公函的内容和发文机关的哀求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办见地。
2.要清楚地节制有关政策和规定，力求使拟办见地既符合实际情形，又符合政谋划定。
3.要熟习业务。
4.拟办见地要严密，要综合考虑各方面的成分和影响。
5.拟办见地不是详细的承办操持或方案，笔墨要简明扼要。
2）.批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的指挥。
批办的紧张内容包括：
1.提出处理该份文件所述问题的原则和方法。
2.提出并指明卖力承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。
3.凡是须要两个单位或者职员共同承办的，必须指出主理单位和主理人，以便承办单位和承办职员详细实行。
4.名项批办见地，均应郑重地填写在《公函处理清单》的“批办见地”栏目内，并签署批办人姓名日期。
3）.承办。是指机关有关部门或人员按照来文的哀求进行详细事情或办理复文。
公函承办有两方面的意思：
一是从业务部门来说，承办是指对详细事情问题的实行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查息争决。
二是从公函处理事情来说，紧张是批指根据拟办和批办的见地办理复文（指那些必须回答的来文）。
承办部门或承办职员在办理来文过程中要把稳几点：
1.对有领导详细指挥的见地的公函，一定要负责领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文。
2.对没有领导签署批办的见地的公函，即一样平常性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的老例，酌情办理。
3.对领导批办哀求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公函，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门卖力人署名后，再报请机关领导审批。
4.来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭影象办事，以防出错。
（4）.催办、查办与注办
1）.催办。是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的哀求，及时地对文件承办的情形进行督匆匆和检讨。
催办的目的：是为了避免办理疲塌，文件积压，战胜官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的主要方法。
催办事情一样平常有两种情形：
一是对内催办。紧张内容是：上级机关发来本机关的文件，特殊是要及时回答的文件的催办；平行或不相从属的机关单位向本机关联系商洽事情的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位须要回答文件的催办。
二是对外催办。紧张是指本机关上行或平行须要对方回答的文件的催办。
催办事情应该把稳做到的几点：
1.要明确催办范围。
2..要明确催办落实。
3.要建立和加强公函催办事情的组织机构。
催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。
选用形式的方法：
1.在机关内部，尽可能由催办职员上门当面催询，理解有关公函的承办情形，也可以利用分送文件给领导或各部门有关职员的机会进行口头催办。
2.对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等办法进行催办。
3.如果为了便于节制情形，由卖力内收发的文书事情职员兼管公函催办事情时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办韶光，在办理答复往后，立限即填上复文号，然后常常检讨登记簿来节制文件催办的进展情形。
2）.查办。是指文书事情职员协组机关领导检讨各项方针、政策、决议、指示的实行和落实，以及对某些问题进行查处，办理的一项承办性事情。
一样平常在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督匆匆检讨并帮忙办理下列问题：
1.淀领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情形；
2.各种会议的决办事项；
3.文件、电报的拟办、拟复事变；
4.对须要办理的重大问题提出查办见地，报请领导指挥；
5.领导指挥或交办的事变。
查办与催办的异同：
相同：都是对公函的承办情形进行督匆匆检讨或催询。
差异：1.查办紧张是对大政方针的贯彻落实情形进行督匆匆检讨，可办的事变要经领导指挥或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性事情，凡应催办的公函。文书部门应按承办时限的哀求主动进行催办。
2.查办的本色是督匆匆检讨，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一样平常只是限于理解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大干涉干与的。
查办事情一样平常按以下程序进行：
1.阅读有关材料，搞清查办的问题。
2.查办立项。这是法定程序。立项内空包括五要素：A.确定查办的事由；B.明确办理哀求；C.指明承办单位或承办人；D.规定完成时限；E.提出办结后的反馈哀求。
3.查办的办理。分两种情形：一种是转出交办；一种是由查办职员直接承办。
4.查办的结果与反馈。（结果的几种情形：
A.肯定的。即反响问题属实，按规定作了处理；
B.否定的。即反响问题失落实，向指挥人、当事人解释了情形；
C.部分肯定，部分否定。
D.事宜的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵扯到同类事、同类人的问题。）
5.立卷归档。
3）.注办。 是指对公函承办结束后，由包办人在公函处理单上所作的简要解释。
注办一样平常包括以下内容：
1.一样平常的传阅文件，在有关职员传阅完毕后，文书职员应注明阅毕的日期。
2.须要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。
3.用口头或电话答复的要注明韶光、地点、接谈或接电话有、紧张内容等，并由承办人具名。
4.不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。
第三节 发文办理程序
发文：是指机关文书部门根据机关的事情须要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理：便是指文件从拟稿到印制发出的全体运转过程。
发文办理程序由拟稿、审核与签发；核发、缮印与校正；用印、登记与分发等环节组成。
（1）.拟稿、审核与签发
1）.拟稿。公函拟稿是公函承办职员根据领导交拟或批办的见地草拟文稿的过程。
公函拟稿必须把稳的问题：7点。略。P326
2）.审核。是指公函的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公函的内容、体式进行的全面审核和检讨。
公函的审核要做到“六查”：
1.查是否须要行文，以什么名义行文。
2.查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否同等，与平行机关和部门已有的规定是否抵牾。
3.查哀求和方法是否明确详细，切实可行。
4.查涉及其他部门或地区权益范围的问题是否协商同等并经由会签。
5.查笔墨表述是否精确、简练、条理清楚，标点利用是否精确，笔墨书写是否规范。
6.查公函格式是否符合规定。
关于上面第4条目前没有切实把好关的紧张有几个问题：
略。P328）
公函格式的审核紧张包括：
1.查文种的利用是否恰当。
2.查公函标题是否能精确表示文件内容；
3.查公函格式安排是否得当。
3）.签发。是指机关领导人对文稿的末了审批。
须要把稳的几个问题：
1.机关领导在签发公函时，必须确认是自己权益范围内的有关公函才有权签发，不可越级签发公函。
2.以机关内某个部门名义的发文，可由部门卖力人签发。
3.签发人在签发文件时，必须对文件的内容和笔墨作严格的审阅修正对其所签发的公函内容和笔墨表达的精确性应负完备任务。
4.文件经签发人审批赞许发出时，签发有应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。
5.几个干系或部门的联合发文，一样平常应由主理该公函的单位卖力，送请有关联署机关或部门的领导人会签。
（2）.核发、缮印与校正
1）.核发。是指在公函正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发笔墨号、分送单位和印制份数的一项事情。
核发的内容与哀求：
1.文稿是否按规定程序报请有关领导人审批，审批手续是否完备，及审批见地是否明确，审批人是否签署全名及时间等。
2.文稿中的人名、地名、韶光、数字、引文和笔墨表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否精确、恰当，标点符号、计量单位、数字的用法及文种利用、公函格式是否符合规定。
3.编排发笔墨号。
4.对须要标明密级、紧急程度有公函进行标注。
5.确定分送单位和印制份数。
2）.缮印。是指对已签发的公函定稿进行印制。
缮印公函要把稳的问题：5点。略。P331
3）.校正。是指将公函的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修正和稍除书写、排字上的缺点。
公函校正的两种方法：一是由印制单位先校正一次或者两次，然后再次由承办人校正一次；另一种方法是完备由承办职员卖力校正。
校正公函必须把稳以下几点：4点。略。P332
（3）.用印、登记与封发
1）.用印。是指在印好的文件上加盖机关印章。
公函用印要把稳几个问题：5点。略。P333
2）.发文登记。统统发出的文件，均应进行登记。
发文登记一样平常采取薄册式形式。三种形式见P308-313
3）.封发。是指对准备发出的文件进行分装和发送。
封发文件应把稳几点：5点。
第十二章 公函立卷事情
第一节 公函立卷概述
（1）公函立卷与案卷
公函立卷，是指机关文书部门将已办理完毕的，具有一定查考利用代价的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
案卷：是指有关某一问题或某项事情活动的系统的具有密切联系的文件材料组合体。是文书档案的基本保管单位。
从四个方面来理解这两个观点：
1.公函立卷，是将已办理完毕的文件组合成案卷。必须是办理完毕的文件。办理完毕指的是在公函处理程序上已经办理完毕。而非事情已办理完毕。
2.公函立卷，是将有一定查考利用代价的文件组合成案卷。必须是有一定查考利用代价的文件。
3.公函立卷，是按文件在形成过程中的内在联系和一定的规律组合成案卷。必须按照文件在自然形成过程中的联系和一定的规律组卷。
4.通过公函立卷所组成的案卷是文书档案的基本保管单位和统计单位。
机关公函处理部门在确定各种不同文件的归卷韶光上，应节制的几点：4点。略。P342
（2）.公函立卷的意义
1.公函立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。
2.公函立卷可以掩护文件的完全与安全，便于文件的保管。
3.公函立卷，为档案事情奠定了根本。
第二节 公函立卷事情的组织
（1）.建立和健全文书部门立卷制度
文书部门立卷制度：是指由机关的承办和处理公函的部门卖力进行立卷的制度。
1.）文书部门立卷制度的确立与实行。（发展过程p347)
2）.文书部门立卷制度的优胜性：
1.坚持文书部门立卷，可以充分发挥文书部门熟习本职业务和文书处理过程的长处，便于提高案卷质量和立卷事情的效率。
2.坚持文书部门立卷，可以有效地避免和防止文件的散失落，有利于文件材料的完好完全，以及守旧党和国家的秘密。
3.坚持文书部门立卷，文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办职员查阅文件就比较方便。
4.坚持文书部门立卷，按年度集中归档，并且确保案卷质量，从而促进机关档案室事情，提高档案管理水平，更好的为机关事情做事。
（2）.精确选择立卷地点
立卷地点的选择，亦即选择立卷环节，是指文书立卷事情究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来卖力立卷的问题。
1）.选择机关公函立卷的地点应考虑的干系成分：
1.被确定为立卷地点的文书部门要直接经手文件的处理。
2.对立卷地点所经手处理文件的数量有一定哀求。
3.确定立卷地点时，还要考虑机关办公地点的分布情形。
2）.各种机关单位对公函立卷地点的精确选择：
1.对一些比较小的机关或基层单位来说，可以考虑由机关的办公室或者秘书室来卖力集中进行立卷的事情。
2.对付一些中等机关或者大机来说，如驻地比较分散，文件数量又较多，则可以考虑各自确定立卷地点；如驻地比较集中，文件数量不算多，则可以考虑集中在秘书部门进行立卷。
3.对付财会、人事、信访、保卫等业务性子具的分外的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行立卷。
4要恰当地选择和确定立卷职员。
（3）.明确公函立卷的范围
文书立卷的范围：便是确定机关事情活动中形成并处理完的文件材料哪些该当立卷，哪些不该立卷。
1）该当立卷的文件材料范围，归纳为：
1.上级机关的文件材料：4点。P354
2.本机关的文件材料：10点。P354
3.同级机关非从属机关的文件材料；2点。P355
4.下级机关的文件材料：2点。P355。
2）.不须要立卷归档的文件材料范围：
7点。P355.
3）.公函立卷的分工。是指哪一级的文件由哪几个机关或部门立卷。其浸染是：是了避免各党政机关或部门之间在立卷时发生不必要的重复或遗漏。
四种立卷分工情形：P355.
1.上级党政机关的来文。
2.本机关的文件。
3.下级机关的文件。
4.会议文件。
第三节 公函立卷的原则和方法
（1）.公函立卷的原则和哀求
1）.原则：保持文件之间的历史联系，区公保存代价，
便于保管和利用。
2）.三方面哀求：
1.公函立卷必须保持文件之间的历史联系。即文件材料在形成和处理过程中的内部相互间的关系。
2.公函立卷应该区公函件材料的保存代价。
3.公函立卷应该使立成的案卷便于保管和利用。
（2）.公函立卷的基本方法
基本方法：遵照公函立卷的原则与哀求。科学地选用公函中某些特色作为立卷标准，把文件组合成案卷。
1）.根据文件特色组卷。将有共同特色和联系密切的文件组合在一起立卷；将不同特色和联系不密切的文件分开立卷.
公函立卷“六个特色”：问题特色、韶光特色、文种特色、作者特色、地区特色和通讯特色。
1.问题特色。是指文件材料的内容所反响的问题、事物、事宜、事情性子等具有的共同特点。按问题特色立卷便是将有关同一人物、同一事物、同一问题或同一事情性子等形成的文件材料，组合在一起进行立卷的方法。4点P364。
2.韶光特色。是指文件形成的韶光和文件内容所针对的韶光。按韶光特色立卷，便是将形成于同一韶光的文件或内容针对同一韶光的文件组合在一起的立卷方法。10点。P366
3.名称特色。是指公函文种的名称。按名称特色立卷，便是把相同文种名称的文件组合在一起进行立卷的方法。P368
4.作者特色。是指制发文件的机关、单位或个人。按作者特色立卷，便是将反响同一作者制发的文件组合在一起立卷的方法。把稳问题：2点。P368。
5.地区特色。又称地理特色，是指文件内容所涉及的地区，又指文件作者所在的地区。按地区特色立卷便是将内容涉及同一地区的文件组合在一起的立方法。
6.通讯者特色。是指文件的收发或问答双方。按通讯特色立卷，便是将针对一个或几个问题双方机关的问复往来的文件组合在一起进行立卷的方法。
2）.“六个特色”在组卷时的灵巧利用。
一个案卷内结合利用多个特色立卷是比较科学的方法。
3）.适当照顾文件的保存代价组卷，划分文件的保管期限。
1.列为永久保存。是指那些反响机关紧张职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家培植和历史研究有长远利用代价的文件材料。紧张包括两部份：
A.本机制订的属于法规政策性文件，处理主要问题形成的文件材料，召开主要会议的紧张材料，主要的请示、报告、总结、综合统计报表，以及有关机构演化、机关领导人任免的文件材料等；
B.直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻实行的主要文件材料，以及非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻实行的主要文件材料。
2.列为长期保存。是指那些反响本机关一样平常事情活动，在较永劫光内对本机关事情有查考利用代价的文件材料。期限为16-50年旁边。紧张包括两部份：
A.本机关一样平常事情问题的文件材料，一样平常会议的紧张文件材料，人事管理事情形成的一样平常文件材料，下级机关报送这的主要总结、报告和统计报表等文件材料。
B.直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并须要贯彻实行的一样平常文件材料，下级机关报送的主要总结、报告和统计报表等文件材料。
3.列为短期保存。是指那些只在较短韶光内对本机关有参考利用代价的文件材料。期限为15年以下。紧张两部份：
A.本机关一样平常事务性材料。如月份事情操持，有参考代价的事务性文件材料，与有关机关协商事情的一样平常往来文书。
2.上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻的文件材料，下级机关报送的一样平常事情总结、报告和统计报表等文件材料。
第四节 公函立卷的准备事情
公函立卷事情不能等到一年终了才开始动手，而该当在当年事情进行的过程中，随时为立卷做好必要准备：
一事先体例好立卷类目；二坚持做好平时归卷事情。
（1）.预编立卷类目
立卷类目也称归卷类目、案卷类目。体例立卷类目，是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关事情活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则哀求和方法，事先拟制出来的归卷条款。
立卷类目大体上可分两种：一种是综合的立卷类目，它是指体例一个综合的包括机关各个内部组织机构在内共同利用的立卷类目;另一种是分编的立卷类目，是指针对机关各个内部组织机构形成文件的不同特点而分别体例的立卷类目.
体例立卷类目由谁来卖力进行？
一样平常地说，立卷类目该当由各机关文书处理部门会同秘书部门、机关档案室共同研究进行体例或者修订，并经机关秘书部门卖力人末了审阅和定稿。
在体例立卷类目之前，应该把稳和研究的几个问题：
4点。P374
立卷类目的构造紧张由类名和条款两部分组成：
1.类名。即种别，是综合概括归卷文件材料的类属名称。
文件材料的种别划分有两种方法：
一是按事情性子分类，如组织类、宣扬类、文教类等。
二是按组织机构分类，直接用各机关或部门的名称作种别号，如宣扬部文件、组织部文件等。
2.条示。即条款，是类名之下按照立卷哀求和方法概括出来的一组文件的总标题。
拟制条款应该把稳两个问题：
A.该当按照立卷特色来拟制的关条款。
B.应该照顾到文件的不同保存代价。
条款的顺序号：又称文书处理号，或简称条款号。
编号的两种方法：
一种是按大流水编号，即把一本类目的条款统一编号排序；
另一种是采取分类流水编号，即分开种别，每类给一个代号。如第一类为“1-1"。
立卷类目的种别和条款的排列呈表格式，故也叫立卷类目表。
（2）平时归卷事情
平时的归卷事情：是指机关的公函立卷职员根据已编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。
做好平时归卷事情的浸染：
一是便于文书职员对办理完毕的文件材料，根据其来龙去脉及时进行网络整理，担保其完全、完好，使之管理井井有条，避平时文件分散、零乱，长期堆积和失落密、泄密征象的发生，以充分发挥文书部门立卷的优胜性。
二是便于机关、单位的办文部门随时利用，使承办职员乐于将办完文件及时清退给立卷职员，为年终整理归档文件材料打下良好的根本。
文件的平时归卷，紧张有以下几个方面：5点。P378.
第十三章 案卷整理与归档
案卷整理与归档：或称正式立卷与移交归档，是机关文书部门在平时归卷的根本上，对案卷进一步系统整理编目，终极完成立卷事情，然后移交给机关档案部门。
它包括：组合案卷、编目成卷和移交归档等。
第一节 案卷的组合
案卷的组合，简称组卷，指机关文书部门或业务部门在终或第二上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调度立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列事情。
（1）调度定卷，是指在平时归卷的根本上，详细检讨每一条款中所积累的文件材料，进行适应的调度，并且末了确定组合案卷的一项事情。
1）.调度定卷的必要性。从三个方面来剖析比较。
1.归卷与立卷。归卷不即是立卷。（详见P380）
2.卷夹与案卷。卷夹不即是案卷。
3.条款名称与案卷标题。条款名称不即是案卷标题。
2）.调度定卷应把稳的问题：
1.要检讨卷内文件的成份。
2.要检讨卷内文件的联系。
3.要检讨卷内文件材料的数量。
4.要检讨卷内文件材料的保存代价。
（2）.卷内文件排列和编号
1）.卷内文件排列。是指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行系统化排列，保持文件之间的有机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个回定的位置。
卷内文件的排列方法：可以按韶光、问题、主要程度、文号、作者、地区、通讯者、文种名称、人名的姓氏笔画或拼音字母等顺序进行排列。详细排列方法有几种：
1.按韶光先后排列。 2.按作者－－韶光排列。
3.按问题－－韶光排列。 4.按地区－－韶光排列。
5.按通讯者－－韶光排列。 6.按姓氏笔画或拼音字母
2）.卷内文件的编号。用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序，这样就便于统计和保护文件。
编号时，须要把稳的几点：3点。P383页。
1.凡是装订的案卷，应统一在有笔墨的每一页文件材料的正面右上角，背面的左上角填写页号。
2.卷内文件编号的范围只限于卷内有笔墨的文件材料。
3.编号应该先用铅笔，经检讨准确无误后，再用打号机打号。（“页号”与“张号”不同，就以“页”为单位。）
（3）拟写案卷标题
案卷标题：是案卷的名称，也称案卷题名，是对卷内全部文件内容的总概述。
1）.案卷标题的构造及标法。常日应该标明卷内文件作者、问题、名称三个基本部分。有些案卷标题还须要标明韶光、地区、或通讯者，若标通讯者，则取代作者位置。文种名称则利用泛称代之。排列顺序常日是：
(韶光、地区)作 者----(韶光、地区)----问题-----名称
(通讯者) (泛称)
案卷标题各项的一样平常标法：
1.标明卷内文件作者。是为相识释该卷内的文件由谁形成，即指文件法定的作者，而不是指拟稿人或签发人。
2.标明卷内文件的问题。是案件标题的核心，必须使问题概括得全面、准确、简练。
3.标明卷内文件的名称。是反响文件的性子和利用代价，一样平常写在案卷标题的末端。
4.标明卷内文件韶光。这里所说的“韶光”，是指标明文件内容针对的韶光，而不是文件形成的韶光。
5.标明卷内文件通讯者。由往来文件组成的案卷应标明通讯者双方，如果通讯者又不止一对时，可将问题要素插入通讯者此方与彼方之间，并将同一性子的机关概括为总称。
6.标明卷内文件涉及的地区。当案卷涉及到某某地区时，案卷标题要标明地区的名称。
2）.案卷标题的拟写要把稳的几个问题：
1.要把稳政治上的精确性。
2.要把稳笔墨表述简练畅通、概括准确。
3.要把稳案卷标题的基本构造要力要完全，合乎语法，标点精确。
第二节 编目成卷事情
编目成卷事情，是指在组案卷的根本上，对卷内文件进行编目、装订、以及案卷的排列、编号等一系列事情。
（1）案卷的编目
案卷的编目，是指在卷内文件排列编号的根本上，填写卷内文件目录、备考表和案卷封皮等事情。
1）.填写卷内文件目录。紧张项目有：顺序号、文号、任务者、题名、日期、页号、备注等。（表及详见P390）
2）.填写卷内备考表。是用以注明卷内文件材料须要解释的情形的表格，以备案卷移交档案部门后管理职员和查档职员对此卷有一概括理解。
备考表置于案卷末端，项目有：本卷情形解释、立卷人、检讨人、立卷韶光等。案卷立好后发生或创造的问题由有关的档案管理职员填写并署名。（表及详见P392）
3).填写案案封皮。是指用以保护卷内文件、标注案卷内容的卷皮，用稳定厚实的牛皮纸统一制作，利用羊毫正楷字填写，起能干浸染，并便于长期保存。
案卷封皮项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、韶光、保管理期限、件数、页数、归档号等.(表及详见P394)
档号：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。由档案部门填写。
全宗号是档案馆指定给立档单位的编号，在一个档案馆内全宗号不能重复；目录号是全宗内案卷所属目录的编号，在一个全宗内案卷目录不能重复；案卷号目录内案卷的顺序编号，在一个案卷目录内案卷号不能重复。
（2）.案卷的装订与装盒
案卷的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受破坏和防止散失落，便于保管和利用。
案卷装订的哀求：整洁、稳定，不影响阅读。
装订、装盒的案卷，应根据不同情形，差异对待。一样平常来说带底稿的文件为正卷，应装订。第二套卷，即重份文件卷，应装盒。对永久、长期保存的案卷应利用质量较好的卷皮装订。短期保存的案卷则可采取大略单纯的卷皮装订。
“散装卷”的详细步骤和做法：
1.对本单位每年该当立卷归档的文件按照保管期限，划分为永久、长期、短期三个部分；同在一保管期限的文件中，按内容附近程度分为多少 类，拆除文件上的金属物，编页号、填写卷内目录。
2.利用软皮卷并用细线订住每份文件，内容紧密联系的干系文件订在一起，如正本与定稿、正件与附件、批复与请示、原件与批转件等。软卷皮封面印案卷封面项目，封二印卷内文件目录项目，封三印卷内备考表项目，填写哀求与方法与硬卷皮相同。
3.将每份订好的文件装入卷盒。卷盒形状尺寸采取300mX200mm（长X宽），个中根据须要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口外中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。卷盒封面为空缺面，卷盒脊背项目包括全宗号名称、目录号、年度、起止卷。
4.按照不同的保管期限对卷盒进行系统排列，编写档号、体例案目录。卷脊项目的填写方法同硬卷皮格式，个中起止号填“XX-------XX卷“。
散装卷的优点：一是方便利用，便的保密。二是便于保护和管理文件。缺陷是：随意马虎把卷内文件弄乱或造成文件丢失。
（3）.案卷排列与编号
案卷排列与编号，是指案卷经由编目装订往后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序，使卷与卷之间保持一定的联系，系统地反响机关的事情活动。
1）.案卷的排列。方法紧张有：
1.将一个组织单位的案卷先按保管期限分开，即永久、长期、短期分别排列。
2.案卷排列可以在条款排列的根本上适当地进行调度，既保持案卷与案卷之间的联系，又要按主要程度、作者、名称、韶光、地区等表示条理化和一定的规律。
3.上级机关、本机关、下级机关所组成的案卷，又可以按照其主要程度、问题、名称来进行排列。
4.一些分外的案卷，也可采纳分外的排列方法。如纪检部门处罚案卷、信访部信访案卷，可以采取按姓氏笔划，或地区排列的方法。
2）.案卷的编号。为了末了固定案卷分类排列顺序的位置，并便于档案的统计、保管和查找利用，必须对所有的案卷进行编号。
案卷的编号：紧张是指编案卷的顺序号，即案卷号。
详细编法是：将本机关一年所形成的案卷，依次按永久、长期、短期和副卷（重份卷）体例统一的案卷顺序号。
第三节 案卷的归档
案卷组合和编目完成卷事情完成后，公函处理部门根据归档的哀求填写案卷目录、体例各种检索工具，并按照归档制度对案卷目录、检索工具同所有案卷一起向机关档案室移交。
（1）案卷目录的体例
案卷目录是对经由分类排列和编号的案卷进行登记所形成的。案卷目录的封面采取长X宽为300mmX220mm规格、漆皮或塑料面皮夹纸，紧张项目有：目录名称（年度或组织机构）、全宗号、目录号及保管期限等。案卷目录的项目有”案卷号、案卷题名、页数、保管期限、备注“等。
（表及详见P401）
1）.案卷目录的体例方法。一样平常有两种：一是由各部门的公函立卷职员体例移交目录，然后由档案室汇总编排卷号、体例正式的案卷目录。二是由机关档案室通盘组织，辅导部门的公函立卷职员统一分类、编排卷号、直接体例案卷目录.
1.案卷目录与案卷封皮的项目内容要同等，如创造有不准确的地方要随时改正。
2.把稳将归档时的案卷顺序号中的永久、长期、短期三种保管期限案卷以及副卷（重份文件卷）分别填写，以便档案部门在体例系统化案卷号时单独进行装订。
2）.文件检索工具的体例
文件检索工具：是指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。紧张有：
1.文件索引.又叫文件作者目录，它因此文号编排为主的.
2.文件分类目录。又叫文电综合分类目录。
3）案卷的归档：公函立卷部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。归档制度包括：
1.归档范围。凡机关事情活动中形成有具有保存代价的文件材料经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。
2.归档韶光。机关文书部门或业务部门一样平常应在第二年向档案部门移交档案。
3.归档哀求。A.应归档的文件完好、完全；
B.文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；
C.归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存代价，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
