岳海翔
真实准确是公函的生命。真实准确无假话，这是优秀文风的一个最基本哀求，也是最主要的哀求。
真实指的是确有其事。写进公函中的材料必须来自公务活动和社会主义市场经济培植的实际，来自公民群众的生活实践，不许可虚构和编造；准确指的是在表述时不浮夸，不缩小，既不添油加醋，褒贬失落当，更不掩罪藏恶，刻意溢美。只有内容真实、准确，才能具有说服力。因此，无论撰写何种公函，我们都该当做到“三不写”，即内容不真实的不写，材料没有落实的不写，没有理解清楚的不写。为此，在写作中必须做到：
1．避免产生歧义。某个说法或者某一段话，可以这样理解，也可以那样理解，这就叫作歧义。例如某单位发放奖金的规定，个中有一条是：“病假、事假三天以上者，扣发当月奖金。”这句话既可以理解为病事假三天不扣发奖金，也可以理解为病事假三天就要扣发奖金。由于公函内容没有对“三天以上”这一基数进行限定，“三天以上”究竟包含不包含“三天”，令人费解。因此，理解与实行也就不同了。
2．防止褒贬失落当。赞赏或贬损某一行为，所用词语超出或者没达到应有的程度，叫作褒贬失落当。例如，某人在困难的条件下完成了一项详细任务，如果通报表扬时说成是取得了很大造诣，就属于评价过高；反之，如果把我国第一次发射航天载人飞船试验成功，仅仅写成是社会主义当代化培植中的一个不小的成绩，则属于对它的意义估计不敷。又如把“缺点”说成“罪过”，便是稠浊了问题性子；而“缺点极其严重，应该进行批评”之类的行文，则属于缺点程度与采纳方法不相称，处置不当。这样类似的措辞表述都属于分寸不适，褒贬失落当。
3．打消轻忽错漏。公函中的错漏征象多种多样，概括说来，可以分为两类：一类是粗心所致。例如起草公函过程中，前面说“下边分四点来说”，可实际上只说了三点，或者涌现了第五点；前面说“一方面”，后文短缺“另一方面”；前面说“首先”，后面短缺“其次”。有时失落之毫厘，差之千里，例如漏掉一个“不”字，意思就截然相反；引用数字时多写一个“零”或少写一个“零”，一差便是十倍；如果把“十万”错成“十”，则是万倍之差。属于粗心造成的错漏，经由负责检讨，不难创造并且加以纠正。还有一类错漏是由于思考不严密、剖析不细所致，比如有结论而短缺必要的情形和应有的剖析，或者列举了情形、数字而没有接着加以论证等。
4把稳说话得体。措词要得体，便是指用语要与所写的公函文种体例符合。颁布政府法令应持重严明，报喜祝捷要热烈欢畅，批驳缺点不雅观点要有理有力，提出希望哀求应平和委婉等。报请性公函，用语要谦恭，讲究礼貌，结尾多利用“望”“请”“给予指示”等，以表示下级对上级的尊重；而见地体公函，则要严谨、周密、明确，不能利用乞求式的语气；命令体公函，其用语则必须斩钉截铁，绝不暗昧，避免涌现依违两可的毛病，等等。
（作者系中国写作学会副会长，中国写作学会公函写作专业委员会常务副会长兼秘书长，中国公函学研究所所长、研究员）
